Die Kommunikation im Team ist erfolgskritisch. Ohne sie verschwenden Teams im harmlosen Fall viel Zeit in unproduktiven Meetings und überflüssigen Diskussionen. Im schlimmeren Fall scheitert die Zusammenarbeit, der Teamgeist schwindet und Konflikte eskalieren. Gelungene Kommunikation bei der Teamarbeit kann dagegen Zusammenarbeit optimieren, Motivation fördern, das Arbeitsklima verbessern und Zufriedenheit steigern. Was ist wichtig für eine gute Team-Kommunikation? Welche Kommunikationsregeln im Team sind entscheidend? Mit welchen Methoden kann man Kommunikation im Team verbessern? Dieser Beitrag zeigt Methoden und Regeln die für jeden Einzelnen und auch ganze Teams sehr wirksam die Kommunikation verbessern.
Autor: Diplompsychologe Professor Dr. Florian Becker
In diesem Beitrag:
Kommunikation im Team: Beispiele
Kommunikation ist ein essentieller Aspekt in jedem Team. Und je nach Team gibt es große Unterscheide, wie Kommunikation läuft. In modernen agilen Teams gibt es beispielsweise tägliche Standup-Meetings, bei denen sich Mitarbeiter kurz austauschen. Typische Anlässe und Beispiele für Kommunikation im Team sind:
- Kommunikation bei der täglichen Zusammenarbeit. Teams organisieren ihre Zusammenarbeit selbständig. Dazu ist wiederholte Abstimmung erforderlich.
- Reaktion auf ein kritisches Ereignis. Ein Kunde ist verärgert, da das gelieferte Produkt nicht seinem Bedarf entspricht. Das Team analysiert die Ursachen und entwickelt Ideen für die Zukunft, um ähnliches zu vermeiden.
- Austausch vor einem Projektstart. Das Team bespricht, die konkreten Anforderungen und Spezifikationen an das Arbeitsergebnis, die Rollen und Aufgaben der Teammitglieder und den Zeitplan.
- Rückblick nach einem Projektabschluss. Hier geht es darum, als ganzes Team aus dem Projekt für zukünftige Projekte zu lernen. Diese Analyse fördert auch die Entwicklung einzelner Teammitglieder.
- Einleiten einer Veränderung. Ein neues Teammitglied kommt, der Kunde hat die Anforderungen geändert, der Zeitplan verschiebt sich. Wichtige Veränderungen sind meist gut aufgehoben in einem kurzen Tagesordnungspunkt im Teammeeting.
Diese Beispiele zeigen: Kommunikation und Teamarbeit gehören fest zusammen. Entsprechend sind gute Koordination der Zusammenarbeit, das Teilen von Wissen und zeitnahe klare Kommunikation entscheidend für die Leistung in Teams (Kock und Lynn, 2012). Auch die Häufigkeit, in der Kommunikation stattfindet, scheint wichtig für die Teamleistung (Suh und Shin, 2010). Kommunikation im Team sollte also ausreichen oft und qualitativ hochwertig stattfinden. Was können Teams konkret tun, die ihre Kommunikation verbessern wollen?
Methoden: Team-Kommunikation verbessern
Wie kann man Kommunikation verbessern in Arbeitsgruppen? Beginnen wir mit einer Übersicht. Folgende konkrete Methoden guter Kommunikation im Team haben sich bewährt:
- wertschätzender Kommunikationsstil
- aktives Zuhören
- konstruktiv Feedback geben
- Lob als Instrument einsetzen
- gute Fragen stellen
Neben diesen konkreten Tools für gute Kommunikation im Team gibt es zudem ganz grundlegende Maßnahmen für bessere Kommunikation im Team:
- Förderung von Sympathie zwischen den Teammitgliedern
- der Aufbau eines Vertrauensklimas
- Teamzusammenstellung bzw. Auswahl der richtigen Personen
- eine angemessene Gruppengröße
- Konfliktprävention
Mit diesen zehn Methoden und Maßnahmen können ganze Teams ihre Kommunikation verbessern. Und was noch wichtiger ist: Jeder Mensch kann mit diesen Methoden seine Kommunikation verbessern. Die Veränderung beginnt beim Einzelnen, jedes Teammitglied ist gefordert, sich bei der Kommunikation zu entwickeln. Im Folgenden ein kurzer Einblick in die einzelnen Methoden für gute Team-Kommunikation.
Wertschätzende Kommunikation im Team
Gute Kommunikation im Team ist wertschätzend, nicht abwertend. Das ist letztlich eine Grundhaltung der einzelnen Teammitglieder, die durch das Vorbildverhalten der Führungskräfte stark geprägt ist. Diese wertschätzende Grundhaltung zieht sich dann durch den gesamten Kommunikationsstil im Team. Der Schaukasten zeigt typische Punkte, an denen man sehen kann, wie wertschätzend die Kommunikation im Team ist.
- Begegnen sich Teammitglieder menschlich und freundlich, wird gelacht und freundlich gegrüßt? Oder ist die Kommunikation geprägt von schlechter Laune und Meidung menschlichen Kontaktes?
- Nehmen wir andere in ihren Bedürfnissen wahr, hören wir ihnen zu, interessieren wir uns für ihre Beiträge? Oder zeigen Teammitglieder menschlich und fachlich kein Interesse aneinander?
- Ist das Feedback im Team konstruktiv und vom Wunsch geprägt die Teammitglieder zu motivieren, zu entwicklen und die Zusammenarbeit zu verbessern? Oder dient Feedback im Team als „Waffe“, um andere zu erniedrigen, sich selbst über sie zu stellen und das eigene Ego zu befriedigen.
- Loben wir gute Leistungen überhaupt und wenn dann auch beschreibend? Oder gibt es im Team Lob bestenfalls nur als Ausnahme und dann auch sehr oberflächlich und wertend?
Mit diesen Fragen lässt sich schnell feststellen, ob ein Team durch wertschätzende Kommunikation geprägt ist oder ob sich dysfunktionale Gewohnheiten eingeschlichen haben.
Um Kommunikation im Team zu verbessern, ist ein Punkt sehr wichtig: Wenig wertschätzende Kommunikation im Team hat nicht nur mit Unkenntnis von Instrumenten wie konstruktiver Rückmeldung oder aktivem Zuhören oder mangelnder Kompetenz darin zu tun. Es handelt sich um eine viel tiefere Grundhaltung, die den Teamerfolg gefährdet. Daher sind grundlegende Maßnahmen wie der Aufbau von Sympathie und Vertrauen erforderlich, um diese toxische Grundhaltung aufzubrechen.
Gute Team-Kommunikation durch Zuhören
Gute Kommunikation im Team ist geprägt durch gutes Zuhören. Menschen hören im Schnitt aber mehr zu, als sie sprechen (Burely-Allen, 1995). Nur das meiste davon bleibt nutzlos, da Menschen nicht richtig zuhören und den falschen Personen bei den falschen Inhalten zuhören.
Teams bekommen durch gutes Zuhören zahlreiche Vorteile: Informationen sind verfügbar und schneller verfügbar, Teammitglieder lernen und entwicklen sich durch das gehörte, die Empathie der Mitglieder nimmt zu durch das bessere wechselseitige Verständnis, Beziehungen und Sympathie im Team wachsen durch die Aufmerksamkeit und Zuhören reduziert Missverständnisse.
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Gutes Zuhören ist aktives Zuhören und dafür gibt es Regeln:
- andere ausreden lassen (nicht unterbrechen)
- offene und zugewandte Körpersprache mit Blickkontakt (Aufmerksamkeit)
- Bekräftigung durch Signale wie Nicken oder „soziale Grunzlaute“ (z.B. „aha“)
- Zusammenfassen des Gehörten (Wiederholung vermeidet Missverständnisse und fördert den weiteren Redefluss)
Diese Regeln aktiven Zuhörens sollten alle Teammitglieder verinnerlichen, damit sie spürbar die Kommunikation verbessern.
Kommunikation im Team fördern mit Feedback
Schlecht ausgeführte Rückmeldung hat schädliche Auswirkungen in Teams. In mehr als einem Drittel der Fälle scheitert Rückmeldung, senkt beispielsweise die Leistung der Mitarbeiter (Kluger und DeNisi, 1996). Der empfundene Angriff, der oft mit schlecht ausgeführtem Feedback einher geht demotiviert Mitarbeiter, weitere Feedbacksituationen zu suchen. Oft vermeiden sie sogar aktiv Situationen, in denen sie Rückmeldung bekommen.
Teams profitieren daher von gut ausgeführter und konstruktiver Rückmeldung: Arbeitsergebnisse werden besser und Fehler nehmen ab, die Arbeitsumgebung entwickelt sich positiv, Teammitglieder lernen und wachsen an der Rückmeldung.
Das sind wichtige Regeln für konstruktive Rückmeldung im Team:
- gut dosiert. Kritische Rückmeldung sollte nicht zu oft erfolgen, sonst verschließen sich Teammitglieder.
- verhaltensnah. Eine Rückmeldung sollte das ganz konkrete Verhalten beschreiben. Abstrakte Formulierungen wie „chaotisch“ oder „habe ich mir anders vorgestellt“ sind wenig anschaulich und werden schnell als Angriff empfunden.
- Ich-Botschaften. Aussagen in der Ich-Form sind besser, da Teammitglieder Aussagen in der Du-Form schnell als Angriff erleben.
- ausgewogen. Konstruktive Rückmeldung sollte nicht nur betonen, was schlecht ist. Sie sollte auch die positiven Aspekte ausgewogen darstellen. Ansonsten erleben Menschen das Gespräch als zu einseitig und lehnen das Feedback ab.
Mit diesen Kommunikationsregeln optimieren Teams die Akzeptanz und Wirksamkeit von Rückmeldung und verbessern Kommunikation ganz entscheidend.
Lob als Komponente gelungener Team-Kommunikation
Auch Lob hat einen festen Platz in jedem Team mit guter Kommunikation.
Lob hat viele Vorteile, von denen Teams profitieren. Experimente weisen auf Leistungssteigerungen der Mitarbeiter um über 20 Prozent hin (Stajkovic und Luthans, 2001). Mit Lob können Teams gewünschtes Verhalten stärken und Selbstvertrauen der Teammitglieder aufbauen. Richtiges Lob fördert zudem das Lernen, da es viele Informationen zur Qualität einer Leistung transportiert.
Welche Gesetze und Regeln gelten für Lob im Team?
- Verhalten beschreibend. Gutes Lob bleibt nicht an der Oberfläche nach dem Motto „Toll gemacht!“. Es beschreibt ganz konkret das Verhalten, das toll war und begründet sich, indem es die Auswirkungen des Verhaltens beschreibt.
- Emotional. Wirksames Lob ist nicht nur rein technisch, sachlich. Es drückt eigene Emotionen aus, etwa durch Worte wie „das freut mich“ oder „das hat mir viel Stress und Sorgen genommen“. Sonst wird Lob schnell als unauthentisch und als kaltes Führungsinstrument erlebt.
- Zeitnah. Lob als positiver Reiz und als Informationsquelle für Lernen ist am wirksamsten, wenn es sehr zeitnah nach einem Verhalten erfolgt.
- Uneingeschränkt. Lob wird oftmals eingeschränkt „Diesmal haben Sie sich wirklich hervorragend vorbereitet…“ oder mit Kritik vermengt. Das läuft der beabsichtigten Wirkung entgegen. Konstruktive Kritik ist wichtig, sollte aber klar vom Lob getrennt erfolgen.
Teams, die diese Regeln einhalten, können ihre Kommunikation verbessern.
Kommunikation verbessern mit Fragen
Fragen sind ein wichtiger Baustein, der Kommunikation verbessert und fördert.
Das sind die Vorteile von guten Fragen für Teams: Teams nutzen Fragen, um schneller relevante Informationen für alle verfügbar zu haben, Teammitglieder zum tiefgehenden Nachdenken zu motivieren, auf Probleme hinzuweisen und diese aufzudecken. Zudem eignen sich Fragen um Menschen auf sanfte Art ohne direkte Aufforderung zu führen. Ganz nach dem Motto „Wer fragt, der führt!“
Welche Eigenschaften haben gute Fragen?
- Neutral. Gute Fragen sind wertneutral und vermeiden moralisch besetzte Begriffe wie z.B. „Chaos, Gleichberechtigung, Freiheit, Fortschritt, Rumgeeiere, Verbesserung“. Ansonsten besteht die Gefahr das Antwortverhalten zu verzerren.
- Akzeptiert. Fragen sollten so formuliert sein, dass die Gesprächspartner sie akzeptieren. Auf jeden Fall ist der Eindruck eines Verhörs zu vermeiden.
- Eindeutig. Fragen sollten keine mehrdeutigen Begriffe enthalten. Unspezifische, verallgemeinernde Worte wie „oft, häufig, gelegentlich“ sind ungeeignet. Anstatt eine Mitarbeiterin zu fragen „Hast du an alles gedacht, damit der Besuch des Eigentümers nächste Woche gut läuft?“ ist besser: „Was hast du ganz konkret unternommen, damit der Besuch des Eigentümers nächste Woche erfolgreich für uns läuft?“
- Abgesichert. Gute Fragen sind mit einem Backup abgesichert. Wozu braucht man das? Nicht immer bekommt man eine Antwort oder die gewünschte Information bzw. Wirkung der Frage. Dieses Backup kann idealerweise eine andere Frage sein, mit der man nachsetzt, um die gewünschte Information zu bekommen.
Das Schlusskapitel fasst die zentralen Erkenntnisse rund um Teams und Teamarbeit kompakt zusammen. Es beantwortet anhand aller Kapitel in diesem Fachtext die Frage: Was macht ein gutes Team aus?