Entscheidungsfindung im Team: Gute Teamentscheidung

Teams treffen Entscheidungen – leider häufig schlecht. Friedrich Nietzsche meinte zur Entscheidungsfindung im Team plakativ (Nietzsche, 1999, S. 100): „Der Irrsinn ist bei Einzelnen etwas seltenes, – aber bei Gruppen, Parteien, Völkern, Zeiten die Regel.“ Ist es tatsächlich so schlimm, wenn Gruppen entscheiden? Was kann getan werden, damit Teamentscheidungen möglichst gut sind?
Dazu die zentralen Leitlinien in diesem Kapitel. Es gibt eine Definition für Teamentscheidung und erläutert ihre Bedeutung. Es schildert die Vorteile aber auch ihre Nachteile, beschreibt Methoden der Entscheidungsfindung im Team, Bedingungen für gute Entscheidungsfindung in Gruppen und gibt die zentralen Tipps zur Entscheidungsfindung und eine Anleitung damit Teams gute Lösungen entwickeln.

Autor: Diplompsychologe Professor Dr. Florian Becker

Teamentscheidung: Teams treffen Entscheidungen – leider häufig schlecht
Teamentscheidung: Teams treffen Entscheidungen – leider häufig schlecht

Teamentscheidungen: Definition und Bedeutung

Jedes Team trifft Entscheidungen. Was aber genau ist eine Teamentscheidung? Beginnen wir mit der Definition:

Teamentscheidung ist die gemeinsame Auswahl von Alternativen der Handlung oder des Denkens durch mindestens zwei Personen.

Die Definition von Teamentscheidungen beinhaltet damit nicht nur konkrete Handlungen, sondern auch Denken – etwa die Art und Weise wie man ein Ereignis interpretiert oder die Einstellung zu einer Person oder Gruppierung. In der Praxis sind es natürlich meist mehr als zwei Handlungsalternativen und mehr als zwei Personen, die beteiligt sind. Auch nichts zu tun oder nichts zu entscheiden fällt unter diese Definition der Teamentscheidung. Wenn es keine Einigung im Sinne einer Willensbildung im Team kommt, dann ist der Teamentscheidungsprozess nicht abgeschlossen.

Teamentscheidungen haben eine hohe Bedeutung, gehören zum Alltag. Teamarbeit ist immer eine Mischung aus Entscheidung und Umsetzung. Wie oft das geschieht und wie wichtig diese Entscheidungen sind, das ist je nach Team verschieden. Folgende Abbildung zeigt, dass bei einigen Teams das Treffen von Entscheidungen im Vordergrund steht (etwa in Vorstandsteams, Innovationsteams oder Entscheidungsgremien), bei anderen Teams überwiegt die operative Umsetzung (zum Beispiel Produktionsteams, Arbeitsteams in Fachabteilungen, klassische Projektteams).

Teamentscheidung: Alle Teams treffen Entscheidungen
Teamentscheidung: Alle Teams treffen Entscheidungen

Das Ausmaß an Autonomie von Teams bestimmt letztendlich mit über die Möglichkeit und die Bedeutung von Entscheidungen innerhalb des Teams. Tatsache ist, dass es in jedem Team Entscheidungen zu treffen gilt, im einen häufiger und mit mehr Tragweite im anderen seltener und mit weniger Tragweite.

Wann ist eine Entscheidung gut, welche Kriterien gibt es? Dazu der nächste Abschnitt.

Teamentscheidung: Vorteile und Nachteile

Teamentscheidungen haben Vorteile aber auch Nachteile. Es gibt wichtige Kriterien zur Bewertung von Entscheidungen:

  • die Qualität der Lösung
  • die Geschwindigkeit der Entscheidung
  • die Kosten der Entscheidung
  • die Akzeptanz der Lösung
  • die Entwicklung von Teammitgliedern

Anhand dieser Kriterien haben Teamentscheidungen Vorteile:

  • Akzeptanz. Entscheidungen im Team haben in der Regel mehr Akzeptanz in bestimmten kulturellen Umfeldern, wenn sie denn einvernehmlich getroffen werden. Es gibt Ausnahmen: Gelingt es dagegen nicht eine einvernehmliche Entscheidung in Teams herzustellen, besteht die Gefahr eines eskalierenden und dysfunktionalen Konfliktes. Zudem gibt es Nationalkulturen, in denen autoritäre Entscheidungen erwartet werden.
  • Entwicklung der Teammitglieder. Entscheidungen in Teams können mehr zur Entwicklung der Teammitglieder beitragen. Sie erlangen dadurch mehr Wissen über Hintergründe, Anforderungen und den Kontext ihrer Arbeit und lernen diese Aspekte in Entscheidungen und bei der Arbeit zu berücksichtigen.
  • Verschiedene Perspektiven. Verschiedene Personen haben unterschiedliches Wissen und andere Perspektiven auf Entscheidungen. Idealerweise klopfen sie Entscheidungen gründlicher ab, sehen die Herausforderungen umfassender und diskutieren intensiver.

Auf der anderen Seite haben Teamentscheidungen Nachteile:

  • Geschwindigkeit. Teamentscheidungen dauern länger. Personen müssen gemeinsame Termine finden, sich abstimmen, Perspektiven austauschen und ggf. verhandeln. Im Extrem zeigt sich das beispielsweise bei den scheinbar endlosen Abstimmungsprozessen im politischen Bereich, etwa dem Brexit in der EU. Die Entscheidungsfindung dauert mit zunehmender Teamgröße umso länger.
  • Kosten. Die Kosten für Entscheidungen in Teams sind naturgemäß höher. Personen müssen häufig extra anreisen, von sonstigen Arbeiten freigestellt werden und womöglich geschult werden, um gute Entscheidungen in Teams zu erreichen (etwa in Moderationstechniken, Präsentationstechniken, Zuhörertechniken etc.).
  • Verantwortungsdiffusion. Bei Einzelentscheidungen ist klar, wer verantwortlich ist. Die zuständigen Personen strengen sich an und werden bei groben Fehlern zur Verantwortung gezogen. Bei Teamentscheidungen ist oft niemand klar verantwortlich für die gute Entscheidung. Selbst bei gravierenden Fehlern gibt es dann keine oder kaum persönlichen Konsequenzen. Bekannte Beispiele aus der öffentlichen Berichterstattung sind das Desaster beim Flughafen Berlin, Pleiten von Landesbanken, die Fehleinschätzung der Brisanz und mangelhafte Maßnahmen in der Corona-Krise.
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Es gibt also relativ klare Vorteile und Nachteile von Teamentscheidungen. Das Kriterium „Qualität“ lässt sich dabei nicht einheitlich zuordnen, da Teamentscheidungen manchmal bessere Qualität liefern, oft aber auch schlechtere. Woran das liegt und wie man für gute Qualität bei Teamentscheidungen sorgt – darum geht es im Folgenden.

Methoden der Entscheidungsfindung im Team

Teams setzen in der Regel auf eine der folgenden Methoden der Entscheidungsfindung im Team:

  • Mehrheitsentscheidung. Hier setzt die Mehrheit in einer mehr oder weniger formalisierten Abstimmung ihre Richtung durch. Das geht in der Regel schnell, hat aber den Nachteil, dass Minderheiten sich übergangen fühlen und später die Entscheidung nicht mittragen. Geht man davon aus, dass ein Konsens schwer möglich ist, dann kann das ein Ansatz sein, der immerhin zu einer Entscheidung führt.
  • Konsensentscheidung. Bei dieser Methode der Entscheidungsfindung im Team strebt man in einer Debatte einen gemeinsame Position an, die möglichst von allen mitgetragen wird. Der Vorteil ist, dass es möglicherweise eine höhere Zustimmung von allen gibt. Der Nachteil ist, dass dieser Ansatz oft lange dauert und als Risiko ein fauler Kompromiss am Ende steht, den keiner wirklich gut findet. Dieser Ansatz ist sinnvoll, wenn Positionen nicht zu weit voneinander entfernt sind und Teammitglieder die Grundformen der zwischenmenschlichen Kommunikation gut beherrschen (z.B. zuhören können).
  • Konsententscheidung. Eine Person oder Teilgruppe mit Expertenstatus bereitet hier eine Entscheidung vor. Diese stellt sie im Team vor und eröffnet eine Diskussion. Gibt es keine schwerwiegenden Einwände, dann gilt die Entscheidung als angenommen. Diese Methode der Entscheidungsfindung im Team spart in der Regel Kosten, da sich nicht alle intensiv mit der Entscheidung befassen und einarbeiten müssen. Trotzdem fühlt sich jeder, der darauf Wert legt, zumindest gefragt und gehört. Die Entscheidung unterliegt einer sozialen Endkontrolle. Wenn Gruppen sehr groß sind ist das eine sehr gute Möglichkeit, die Stärken von einzelnen Experten und kleinen Kompetenzteams mit der größeren Akzeptanz von Entscheidungen in Gruppen zu kombinieren. Experten erarbeiten so gute Vorschläge, das Team diskutiert darüber und bringt Verbesserungsvorschläge ein. So können im Idealfall Geschwindigkeit, Qualität und Akzeptanz gleichermaßen verbessert werden.

Methoden der Entscheidungsfindung sind wichtig aber nicht alles. Etwas anders sind Rahmenbedingungen, die gute Entscheidungen in Gruppen ermöglichen. Dazu der nächste Abschnitt.

Entscheidungsfindung in Gruppen: Bedingungen

Wenn Teams Entscheidungen treffen: Wie kann man sichergehen, dass diese möglichst gut sind im Sinne von Qualität? Simple Entscheidungen benötigen oft keine Gruppe. Bei komplexen Entscheidungen hat sich aber gezeigt, dass einzelne Experten in der Regel schneller und hochwertigere Entscheidungen fällen. Warum entscheiden Gruppen meist nicht besser als einzelnen Personen, sondern eher schlechter? Man könnte doch glauben zwei Köpfe sind klüger als einer und wenn man hunderte Abgeordnete in einem Parlament versammelt, dann sollten die Entscheidungen doch nach dieser laienpsychologischen Logik umso besser sein.

Antwort auf diesen Befund gibt ein Blick auf die Bedingungen für gute Entscheidungsfindung in Gruppen:

  • Die Unabhängigkeitsbedingung besagt, dass die beteiligten Personen in der Gruppe wirklich unabhängig ihre Ideen und Gedanken entwickeln müssen, damit die erwünschte Vielfalt an Perspektiven überhaupt entstehen kann.
  • Die Mitteilungsbedingung beinhaltet, dass die einzelnen Personen ihre Meinungen und Lösungsideen auch Kund tun.
  • Bei der Akzeptanzbedingung geht es darum, dass die optimale Lösung von der Gruppe auch erkannt und akzeptiert werden muss, damit eine gute Entscheidung möglich ist.

Damit eine Gruppe wirklich qualitativ hochwertige Entscheidungen treffen kann, wurden bereits früh diese drei zentralen Bedingungen zur Emtscheidungsfindung in Gruppen definiert (Hofstätter, 1957, S. 164 ff.). Nur: Wie steht es in der Praxis um diese drei Bedingungen? Dazu der nächste Abschnitt.

Wenn Teams keine Entscheidung treffen können

Manchmal sind Teams gar nicht mehr entscheidungsfähig. Teamentscheidungen in der Praxis sind meist weit entfernt von dem, was aus wissenschaftlicher Sicht sinnvoll ist (vgl. z.B. Kirchler und Schrott, 2003). Wenn Teams keine Entscheidung treffen können oder nur schlechte Entscheidungen treffen, hat das Gründe. Das kann man sehr schön bei einem Abgleich mit den drei Bedingungen für gute Teamentscheidungen sehen.

Die Unabhängigkeitsbedingung bei Teamentscheidungen
Die Bedingung eines unabhängigen Erarbeitens von Lösungen ist bei realen Arbeitsgruppen nahezu nie gegeben, meist macht man sich sofort gemeinsam an die Diskussion. Dazu kommt, dass nicht selten die Kompetenzen zum Entwickeln einer Lösung beim einzelnen gar nicht vorhanden sind (Wilpert, 1998) oder, dass einige Personen Einfluss auf Entscheidungen ablehnen und lieber keine Verantwortung übernehmen (Frese, Teng und Wijnen, 1999). Das Ablehnen von Mitwirkung an Entscheidungen kann einerseits an persönlichen Eigenschaften liegen, zum Andern auch am Kontext, weil es unbequem ist, die Thematik die Mitarbeiter nicht interessiert und sie keine Vorteile für sich darin erkennen oder sie nicht für Fehler verantwortlich gemacht werden wollen.

Die Mitteilungsbedingung bei Teamentscheidungen
Es gibt eine weitere Ursache dafür, wenn Gruppen keine Entscheidung treffen können: Die erforderliche Mitteilung von eigenen Lösungsideen findet oft nur sehr eingeschränkt statt, anders als von vielen Laien fälschlicherweise angenommen. Der Gedanke, dass jeder unbedingt mitbestimmen möchte, ist eine Illusion. Dafür sind mehrere Gründe zu nennen.

  • Erstens entwickeln Personen in Gruppen häufig gar keine eigene Lösungsidee, sondern vertrauen auf die anderen bzw. schließen sich den Ideen an (cognitive loafing) oder haben gar kein eigenes Interesse an Entscheidungen mit zu wirken (Allen, Lucero und Van Norman, 1997). Das spiegelt sich auch in den oftmals sehr geringen Wahlbeteiligungen im politischen Bereich wieder.
  • Zweitens werden gerade innovative eigene Meinungen und neue Ideen oft nicht geäußert, weil Gruppen (und auch so mache Führungsperson) abweichende Ideen und Meinungen sanktionieren. Stattdessen werden Standardlösungen vorgeschlagen, die den Erwartungen der anderen entsprechen und von den anderen Gruppenmitgliedern akzeptiert werden (anticipatory attitude change). Das liegt nicht zuletzt an Vorgesetzten, die mitunter gar keinen Wunsch haben, dass Mitarbeiter diskutieren und partizipieren (Steers, 1977).
  • Drittens kommen mit wachsender Gruppengröße immer weniger Ideen zu Wort, Vielredner (teilweise mit hohem Status) drängen sich in den Vordergrund und definieren das Problem und die Lösungsansätze. Andere kommen nicht zu Wort oder trauen sich nicht gegen die Chefin zu argumentieren.
  • Viertens sind die kommunikativen Kompetenzen sehr unterschiedlich ausgeprägt, einige können ihre eigentlich guten Ideen gar nicht erfolgreich vermitteln.

Die Akzeptanzbedingung bei Teamentscheidungen
Bei der erforderlichen Akzeptanz für die qualitativ beste Lösung bestehen Herausforderungen. Um etwas zu akzeptieren, ist es erforderlich, dass die anderen Teammitglieder zuhören, die Lösung verstehen können und auch politisch wollen. Dem steht entgegen, dass Gruppen in der Praxis meist bekannte Lösungen bevorzugen und ihr Verhalten selten fundamental ändern wollen. Eine innovative und überlegene Lösung wird es also sehr schwer bei einer Gruppenentscheidung haben.
Zudem geht man implizit mitunter etwas naiv davon aus, dass jedes Gruppenmitglied nur die Interessen der Organisation und die dafür beste Entscheidung verfolgt. Das ist falsch. Es bestehen erhebliche Risiken, dass individuelle Interessen oder Interessen der Gruppe die Entscheidung lenken, die in Widerspruch zu Zielen der Organisation stehen.

Es gibt also in der Praxis deutliche Nachteile von Teams bei Problemlösung und Entscheidungsverhalten. Mitunter geht es soweit dass Gruppen keine guten Entscheidungen mehr treffen können oder gar nicht mehr Entscheidungsfähig sind. Das nährt erhebliche Zweifel an der oftmals ins Feld geführten Überlegenheit der Teamentscheidungen gegenüber denen von Einzelpersonen.

Was also tun für gute Teamentscheidungen?

Gute Teamentscheidung treffen: Anleitung

Wie kann man gute Teamentscheidungen treffen? Dafür hilft folgende Anleitung:

  • Kein Automatismus. Ein wichtiges Prinzip ist: Treffen Sie Teamentscheidungen nicht automatisch, sondern nur, wenn es klare Vorteile hat. Die häufig anzutreffende Gewohnheit fast alles in Gremien und Sitzungen mit zahlreichen Teilnehmern zu besprechen und zu entscheiden, sollte in Frage gestellt werden. Führungskräfte sollten vor den vorliegenden Forschungsergebnissen Entscheidungen in Teams generell nur am Rande einsetzen.
    Wann sind Entscheidungen im Team gerechtfertigt? Gründe dafür können mangelnde kulturelle Akzeptanz von Entscheidungen sein, die in kleiner Runde oder alleine getroffen wurden oder auch rechtliche und formelle Bestimmungen. Ein Vorteil von Entscheidungen in größerer Runde ist auch eine höhere Transparenz. Eine kollektive Entscheidung kann auch unter der Bedingung hilfreich sein, dass die Komplexität einer Aufgabe die Fähigkeiten eines einzelnen übersteigt und eine bessere Lösung als bei einem einzelnen zu erwarten ist.
  • Mitarbeiter für Teamentscheidungen qualifizieren. Für gute Entscheidungen in Teams sind Maßnahmen erforderlich, um Mitarbeiter darin zu qualifizieren. Das betrifft zum einen die fachliche Kompetenz, zum anderen kommunikative Grundvoraussetzungen, wie etwa Kommunikationstechniken (etwa Zuhören können). Mitarbeiter sollten zudem motiviert werden, an Entscheidungen aktiv zu partizipieren. Die Bedeutung der Entscheidung für den Einzelnen muss deutlich werden, die Partizipation sollte möglichst einfach sein und zumindest mit Anerkennung belohnt werden.
  • Gruppengröße beachten. Teams, die Entscheidungen treffen, sollten so klein wie möglich und so groß wie nötig gehalten werden. Jede Person mehr in der Entscheidungsrunde braucht eine gute Begründung als Existenzberechtigung.

Wichtig für Gute Teamentscheidungen ist auch das Gruppendenken zu reduzieren. Darauf geht der Schaukasten ein.

Praxistipps: Gruppendenken reduzieren

Der letzte Abschnitt gibt Literaturhinweise zur weiteren Vertiefung.

Teamentscheidungen: Literatur

Aktuelle Literatur-Tipps rund um Teamentscheidungen.

Neben der Gestaltung der Umgebung und der Aufgaben für Teams ist die wichtigste Voraussetzung für Teamleistung natürlich das Team selbst. Die zahlreichen Aspekte, die hier von Bedeutung sind, stellt der nächste Themenbereich dar.