Formelle Gruppe und informelle Gruppe

Unternehmen planen Teams und Teamarbeit. Nur entspricht die Realität selten dem Plan. Entscheidend ist immer die Realität. Und die ist oft nicht wünschenswert: Vielleicht ist ein Teamleiter gar nicht als solcher akzeptiert und wahrgenommen? Vielleicht fühlt sich ein Team gar nicht als solches – oder es zerfällt in Teilgruppen? Es ist daher erfolgsentscheidend, dass Unternehmen und Führungskräfte mit der tatsächlichen Situation in Teams umgehen können, wissen, wie sie diese analysieren und optimieren.
Das zeigt dieses Kapitel. Es definiert und beschreibt, was eine formelle Gruppe ist und was eine informelle Gruppe ist. Es zeigt die Risiken und Nachteile, die mit informellen Strukturen einher gehen, wenn man sich nicht darum kümmert. Und es beschreibt, an einem Beispiel, mit welchen Maßnahmen Führungskräfte hier ansetzen sollten, um das Team zu schützen.

Autor: Diplompsychologe Professor Dr. Florian Becker

Informelle Gruppe: Nicht immer entspricht die Realität dem Plan – insbesondere bei der Teamarbeit
Informelle Gruppe: Nicht immer entspricht die Realität dem Plan – insbesondere bei der Teamarbeit

Formelle Gruppe: Definition

Besondere Aufmerksamkeit hat in der Forschung die Formalität von Gruppen gefunden. Damit ist gemeint, wie sehr Gruppen den von der Organisation geplanten Strukturen entsprechen. Was ist eine formelle Gruppe? Es gilt folgende Definition:

Formelle Gruppe ist eine Gruppe, die dem entspricht, was in der Organisation vorgesehen und offiziell beabsichtigt ist.

Diese Definition für formelle Gruppe beinhaltet alle wesentlichen Merkmale wie z.B. die Zusammenarbeit, die Mitglieder, die Rollverteilung, den Zusammenhalt und die Hierarchie. Es ist nur eben die Gruppe wie diese auf dem „Papier“ im Organigramm geplant und vorgesehen ist. Und die Realität kann vom Papier und Plan massiv abweichen.

Informelle Gruppe: Definition

Kommen wir vom Plan zur Realität. Was ist eine informelle Gruppe? Die Definition informelle Gruppe:

Eine informelle Gruppe ist eine Gruppe, die nicht im Organisationsplan vorgesehen ist oder deren Merkmale von den vorgesehenen Merkmalen abweichen.

Egal, was offiziell vorgesehen ist – die Realität der informellen Gruppe beeinflusst das Verhalten der Mitarbeiter stark. Dabei ist an Arbeitsleistung und Informationsfluss aber auch an Dinge wie Mobbing zu denken. So reichen Informelle Gruppen vom Kollegenkreis, der sich beim Rauchen trifft, bis hin zu Seilschaften im Management, die sich Posten zuschieben und gegenseitig den Rücken frei halten.

Formelle Gruppe und informelle Gruppe: Beispiel

Es gibt also einen deutlichen Unterschied zwischen formellen und informellen Gruppen. Typische Beispiele von informellen Gruppen gibt es nicht nur privat in Form von Cliquen, gemeinsamen Freizeitaktivitäten und Freundschaften. Es gibt sie überall wo Menschen sind. Beispielsweise bilden sich in Gefängnissen brutale Gangs unter den Häftlingen, die so natürlich nicht vorgesehen sind. Und es gibt viele Beispiele für informelle Gruppen am Arbeitsplatz. Das verdeutlicht folgende Abbildung am Beispiel von formellen und informellen Strukturen eines Teams.

Informelle Gruppe: Beispiel für die formelle und die informelle Struktur eines Teams
Informelle Gruppe: Beispiel für die formelle und die informelle Struktur eines Teams

Die formelle Gruppe des Teams in der Abbildung ist simpel. Es gibt ein Team aus sieben gleichberechtigten Personen mit einer Führungskraft, die für jede Person im Team gleichsam zuständig ist.

Wesentlich komplexer ist die informelle Gruppe des Teams in diesem Beispiel. Tatsächlich ist der Zusammenhalt des Teams nicht besonders ausgeprägt. Eine Person gehört gar nicht wirklich dazu, ist eine Art „schwarzes Schaf“ des Teams. Vier Personen haben sich in eine relativ geschlossene eigene Gruppe zusammengetan, die so eigentlich nicht vorgesehen ist. Innerhalb dieser Gruppe gibt es eine informelle Führungsperson. Dazu kommt, dass die eigentliche Führungskraft nicht sehr ausgeprägt als solche erlebt und akzeptiert wird, sondern eher als Mitglied des Teams behandelt wird. Dabei pflegt sie mit zwei Teammitgliedern besonders intensive Kontakte und fühlt sich diesen besonders nahe, die Beziehung zu den anderen Personen ist eher distanziert.

Das Beispiel zeigt: Es gibt häufig eine sehr deutliche Abweichung zwischen formell vorgesehener Struktur und tatsächlicher Situation. Egal? Einfach so lassen? Kann man eh nicht verhindern? Nein. Dieser Unterschied zwischen formeller und informeller Gruppe ist maßgeblich für erfolgreiche Teamführung. Die psychologischen Aspekte der informellen Gruppe erweitern die Perspektive für Führungskräfte, wenn sie mit Teams zu tun haben. Der nächste Abschnitt diskutiert die Risiken von informellen Gruppen an diesem Beispiel.

Informelle Gruppe: Nachteile und Risiken

Warum sind informelle Gruppen für die Führung von Teams eine wichtige Erweiterung der Perspektive? Sie helfen Risiken und Leistungshindernisse zu erkennen und Maßnahmen dagegen zu ergreifen. Im Team aus dem Beispiel wären etwa folgende Nachteile denkbar:

  • Die zwei Personen, denen die Führungskraft nahe ist, formen eine Innengruppe, die anderen eine Außengruppe (vgl. Becker, 2015). Personen in Außengruppen sind aber meist weniger zufrieden, leisten weniger und ihre Kündigungsrate ist höher.
  • Insbesondere das „schwarze Schaf“ könnte kündigen.
  • Die informelle Gruppe im Team könnte sich geschlossen gegen die Führungskraft stellen. Diese Möglichkeit wird durch mehrere Punkte weiter unterstützt: Es gibt eine informelle Führungsperson, die formelle Führungsperson wird informell eher als normales Teammitglied erlebt, die informelle Gruppe fühlt sich der formellen Führungsperson nicht so nahe, es gibt wenig Interaktion.
  • Es könnte ein Konflikt ausbrechen zwischen der informellen Gruppe und den zwei Personen der Innengruppe um die Führungskraft.

Auch Hindernisse für die Leistungsfähigkeit des Teams liegen auf der Hand:

  • Die Interaktion innerhalb des Teams ist gestört. Kommunikation wird insgesamt wenig mit dem „schwarzen Schaf“ stattfinden, zudem wenig zwischen der informellen Gruppe und dem Rest des Teams.
  • Es besteht eine informelle Struktur, die einer aufgabenorientierte Rollenverteilung und Hierarchie entgegensteht.
  • Gemeinsame Identität besteht kaum, daher ist das finden von allgemein akzeptierten Zielen und Regeln schwer.

Die Arbeitsprozesse dürften in der Konsequenz leiden. Wie können Führungskräfte hier entgegenwirken? Das zeigt der nächste Abschnitt.

Informelle Gruppe: Maßnahmen

Ohne psychologische Perspektive würde die Führungskraft von diesen Ereignissen überrascht werden. Mit einer „psychologischen Brille“ kann die Führungskraft frühzeitig diese informellen Strukturen erkennen und mit geeigneten Maßnahmen entgegen steuern. Diese Maßnahmen zum richtigen Umgang mit der oben geschilderten informellen Gruppe könnten z.B. sein:

  • Den Zusammenhalt (Kohäsion) im Team stärken. Das kann einerseits dazu führen, dass die informelle Gruppe nicht mehr so stark notwendig ist und sich wie vorgesehen im Team integriert. Zudem ist zu hoffen, dass das „schwarze Schaf“ ein attraktives Team wahrnimmt und sich besser integrieren möchte.
  • Die Führungskraft klarer als solche herausheben in ihrer Rolle und Hierarchieposition, damit sie nicht länger als Teil des Teams ohne besondere Hierarchieposition betrachtet wird.
  • Akzeptanz bei allen für die Führungskraft gewinnen. Wichtig ist es, als Führungskraft für alle sichtbar und akzeptiert zu sein und nicht nur für die zwei besonders nahestehenden Personen aus der Innengruppe. Das bedeutet mehr sachliche (aber nicht menschliche) Distanz zu den beiden Personen aber mehr Nähe insgesamt zu den anderen Teammitgliedern. Dann wird die informelle Führungskraft, die entstanden ist, ggf. weniger wichtig und zieht sich auf eine normale Teamposition zurück.
  • Dem „schwarzen Schaf“ Angebote für mehr Interaktion und Einbindung machen, ggf. auch seine Rolle neu definieren, um dessen Isolation aufzubrechen und eine Perspektive innerhalb des Teams zu eröffnen.

Für die Führung von Teams ist die Dimension formelle Gruppe – informelle Gruppe daher insgesamt eine wichtige Bereicherung der Perspektive.

Übung

Fazit: Informelle Gruppen als Abweichung von der formell vorgesehenen Struktur sind eine Tatsache. Oft haben sie schädliche Auswirkungen auf die Teamarbeit. Manchmal sind sie aber auch eine Anpassung des sozialen Systems an Missstände. Sie können dann die Auswirkungen von schlechter Planung und ungeeigneten Mitarbeitern oder Führungskräften auffangen und heilen.

Der letzte Abschnitt gibt Literaturhinweise zur weiteren Vertiefung.

Informelle Gruppen: Literatur

Aktuelle Literatur-Tipps zu formellen und informellen Gruppen.

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Das nächste Kapitel stellt eine zunehmend wichtige Art von Teams vor: Virtuelle Teams.