5. Formelle Gruppe und informelle Gruppe

Unternehmen planen Teams und Teamarbeit. Nur entspricht die Realität selten dem Plan. Entscheidend ist immer die Realität. Und die ist oft nicht wünschenswert: Vielleicht ist ein Teamleiter gar nicht als solcher akzeptiert und wahrgenommen? Vielleicht fühlt sich ein Team gar nicht als solches – oder es zerfällt in Teilgruppen? Es ist daher erfolgsentscheidend, dass Unternehmen und Führungskräfte mit der tatsächlichen Situation in Teams umgehen können, wissen, wie sie diese analysieren und optimieren.

Das zeigt dieses Kapitel. Es definiert und beschreibt, was eine formelle Gruppe ist und was eine informelle Gruppe ist. Es zeigt die Risiken, die mit informellen Strukturen einher gehen, wenn man sich nicht darum kümmert. Und es beschreibt, an einem Beispiel, mit welchen Maßnahmen Führungskräfte hier ansetzen sollten, um das Team zu schützen. …

Informelle Gruppe: Nicht immer entspricht die Realität dem Plan – insbesondere bei der Teamarbeit
Informelle Gruppe: Nicht immer entspricht die Realität dem Plan – insbesondere bei der Teamarbeit

Formelle Gruppe und informelle Gruppe: Definition

Besondere Aufmerksamkeit hat in der Forschung die Formalität von Gruppen gefunden. Damit ist gemeint, wie sehr Gruppen den von der Organisation geplanten Strukturen entsprechen. Folgende Definitionen gelten:

Eine formelle Gruppe ist eine Gruppe, die dem entspricht, was in der Organisation vorgesehen ist.

Das beinhaltet alle wesentlichen Aspekte wie z.B. Zusammenarbeit, Mitglieder, Rollverteilung, Zusammenhalt, Hierarchie.

Eine informelle Gruppe ist eine Gruppe, die nicht im Organisationsplan vorgesehen ist oder deren Merkmale von den vorgesehenen Merkmalen abweichen.

Die Realität der informellen Gruppe beeinflusst das Verhalten der Mitarbeiter stark. Dabei ist an Arbeitsleistung und Informationsfluss aber auch an Dinge wie Mobbing zu denken. So reichen Informelle Gruppen vom Kollegenkreis, der sich beim Rauchen trifft, bis hin zu Seilschaften im Management, die sich Posten zuschieben und gegenseitig den Rücken frei halten.

Diese psychologischen Aspekte erweitern die Perspektive für Führungskräfte, wenn sie mit Teams zu tun haben. Das verdeutlicht folgende Abbildung am Beispiel von formellen und informellen Strukturen eines Teams.

Informelle Gruppe: Beispiel für die formelle und die informelle Struktur eines Teams
Informelle Gruppe: Beispiel für die formelle und die informelle Struktur eines Teams

Die formelle Struktur des Teams in der Abbildung ist simpel. Es gibt ein Team aus sieben gleichberechtigten Personen mit einer Führungskraft, die für jede Person im Team gleichsam zuständig ist.

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Wesentlich komplexer ist die informelle Struktur des Teams. Tatsächlich ist der Zusammenhalt des Teams nicht besonders ausgeprägt. Eine Person gehört gar nicht wirklich dazu, ist eine Art „schwarzes Schaf“ des Teams. Vier Personen haben sich in eine relativ geschlossene eigene Gruppe zusammengetan, die so eigentlich nicht vorgesehen ist. Innerhalb dieser Gruppe gibt es eine informelle Führungsperson. Dazu kommt, dass die eigentliche Führungskraft nicht sehr ausgeprägt als solche erlebt und akzeptiert wird, sondern eher als Mitglied des Teams behandelt wird. Dabei pflegt sie mit zwei Teammitgliedern besonders intensive Kontakte und fühlt sich diesen besonders nahe, die Beziehung zu den anderen Personen ist eher distanziert.

Es gibt also eine Abweichung zwischen formell vorgesehener Struktur und tatsächlicher Situation. Egal? Einfach so lassen? Kann man eh nicht verhindern? Nein. Der nächste Abschnitt diskutiert die Risiken von informellen Gruppen.

Informelle Gruppe: Risiken

Warum sind informelle Gruppen für die Führung von Teams eine wichtige Erweiterung der Perspektive? Sie helfen Risiken und Leistungshindernisse zu erkennen und Maßnahmen dagegen zu ergreifen. Im Team aus dem Beispiel wäre etwa folgende Risiken denkbar:

  • Die zwei Personen, denen die Führungskraft nahe ist, formen eine Innengruppe, die anderen eine Außengruppe (vgl. Becker, 2015). Personen in Außengruppen sind aber meist weniger zufrieden, leisten weniger und ihre Kündigungsrate ist höher.
  • Insbesondere das „schwarze Schaf“ könnte kündigen.
  • Die informelle Gruppe im Team könnte sich geschlossen gegen die Führungskraft stellen. Diese Möglichkeit wird durch mehrere Punkte weiter unterstützt: Es gibt eine informelle Führungsperson, die formelle Führungsperson wird informell eher als normales Teammitglied erlebt, die informelle Gruppe fühlt sich der formellen Führungsperson nicht so nahe, es gibt wenig Interaktion.
  • Es könnte ein Konflikt ausbrechen zwischen der informellen Gruppe und den zwei Personen der Innengruppe um die Führungskraft.

Auch Hindernisse für die Leistungsfähigkeit des Teams liegen auf der Hand:

  • Die Interaktion innerhalb des Teams ist gestört. Kommunikation wird insgesamt wenig mit dem „schwarzen Schaf“ stattfinden, zudem wenig zwischen der informellen Gruppe und dem Rest des Teams.
  • Es besteht eine informelle Struktur, die einer aufgabenorientierte Rollenverteilung und Hierarchie entgegensteht.
  • Gemeinsame Identität besteht kaum, daher ist das finden von allgemein akzeptierten Zielen und Regeln schwer.

Die Arbeitsprozesse dürften in der Konsequenz leiden. Wie können Führungskräfte hier entgegenwirken? Das zeigt der nächste Abschnitt.

Informelle Gruppe: Maßnahmen

Ohne psychologische Perspektive würde die Führungskraft von diesen Ereignissen überrascht. Mit einer “psychologischen Brille” kann die Führungskraft frühzeitig diese informellen Strukturen erkennen und mit geeigneten Maßnahmen entgegen steuern. Diese Maßnahmen zum richtigen Umgang mit der oben geschilderten informellen Gruppe könnten z.B. sein:

  • Den Zusammenhalt (Kohäsion) im Team stärken. Das kann einerseits dazu führen, dass die informelle Gruppe nicht mehr so stark notwendig ist und sich wie vorgesehen im Team integriert. Zudem ist zu hoffen, dass das „schwarze Schaf“ ein attraktives Team wahrnimmt und sich besser integrieren möchte.
  • Die Führungskraft klarer als solche herausheben in ihrer Rolle und Hierarchieposition, damit sie nicht länger als Teil des Teams ohne besondere Hierarchieposition betrachtet wird.
  • Akzeptanz bei allen für die Führungskraft gewinnen. Wichtig ist es, als Führungskraft für alle sichtbar und akzeptiert zu sein und nicht nur für die zwei besonders nahestehenden Personen aus der Innengruppe. Das bedeutet mehr sachliche (aber nicht menschliche) Distanz zu den beiden Personen aber mehr Nähe insgesamt zu den anderen Teammitgliedern. Dann wird die informelle Führungskraft, die entstanden ist, ggf. weniger wichtig und zieht sich auf eine normale Teamposition zurück.
  • Dem „schwarzen Schaf“ Angebote für mehr Interaktion und Einbindung machen, ggf. auch seine Rolle neu definieren, um dessen Isolation aufzubrechen und eine Perspektive innerhalb des Teams zu eröffnen.

Für die Führung von Teams ist die Dimension formelle Gruppe – informelle Gruppe daher insgesamt eine wichtige Bereicherung der Perspektive.

Praxistipps

Unternehmen erhoffen sich durch den Einsatz von Teams letztendlich positive Effekte auf die Leistung der Mitarbeiter. Hohe Leistung von Teams ist aber nicht selbstverständlich, wie das nächste Kapitel zeigt.