Virtuelle Teams: So gelingt digitale Zusammenarbeit

Die Vorteile digitaler Zusammenarbeit liegen scheinbar auf der Hand. Virtuelle Teams und digitale Teamarbeit ermöglichen die weltweite Zusammenarbeit unabhängig vom Ort. Sie kürzen Reisezeit und ermöglichen Mitarbeitern mehr Flexibilität. Unternehmen sparen sich Büroimmobilien und können weltweit die kompetentesten Mitarbeiter zu den besten Preisen beschäftigen. Dazu kommt der Infektionsschutz in Zeiten von Pandemien. Soweit die Theorie. In der Praxis scheitert virtuelle Teamarbeit aber oft und bleibt weit hinter den Erwartungen zurück. Virtuelle Teams sind dann gekennzeichnet von Überforderung, mangelnder persönlicher Bindung, schlechter Kommunikation, Konflikt und geringer Leistung. Das geht besser. Dieser Beitrag zeigt, wie digitale Zusammenarbeit und virtuelle Teams gelingen.

Autor: Diplompsychologe Professor Dr. Florian Becker

Definition: Was sind virtuelle Teams?

Was ist virtuelle Zusammenarbeit? Was sind virtuelle Teams? Sobald Teamarbeit ohne direkten persönlichen Kontakt und rein über digitale Medien stattfindet, sprechen wir von einem virtuellen Team. Hier die Definition:

Ein virtuelles Team ist definiert durch Interaktion und Zusammenarbeit rein über digitale Medien. Es gibt keinen direkten physischen Kontakt der Teammitglieder.

Ähnlich lautet die Definition für virtuelle Zusammenarbeit:

Virtuelle Zusammenarbeit ist definiert durch Interaktion rein über digitale Medien. Es gibt keinen direkten physischen Kontakt der Personen.

Nach dieser Definition für virtuelle Teams ist klar, dass mittlerweile die meisten Teams in der ein oder anderen Art hybrid sind (Kirkman, Gibson und Kim, 2012). Virtuelle Teams in Reinform sind extrem selten. Man trifft sich zumindest gelegentlich in Präsenz und sei es zum Kennenlernen und Festigen der sozialen Beziehungen.

Ein hybrides Team ist definiert durch Interaktion und Zusammenarbeit teils rein über digitale Medien und teils mit direktem physischen Kontakt der Teammitglieder.

Die folgende Abbildung zeigt die Definition von virtuellen Teams und grenzt sie von anderen Teamformen ab. Sie zeigt, dass es sich bei digitaler Zusammenarbeit um ein Kontinuum handelt und jedes konkrete Team seinen ganz eigenen Platz auf diesem Kontinuum hat. Und natürlich kann sich der Platz eines konkreten Teams auf dem Kontinuum auch ändern. Teams, die gestern in Präsenz zusammenarbeiteten, sind heute hybride Teams und morgen vielleicht virtuelle Teams.

Definition von virtuellen Teams und Abgrenzung zu anderen Teamformen
Virtuelle Teams: Definition und Abgrenzung

Auch wenn die meisten Teams hybrid sind und rein virtuelle Teams selten sind: Durch technischen Fortschritt, zunehmende Globalisierung, Infektionsgefahren wie COVID-19 und den Wunsch nach Homeoffice ist der Anteil an digitaler Teamarbeit insgesamt auf dem Vormarsch (Gilson et al., 2015). Nahezu jedes Team arbeitet daher auch virtuell zusammen.

Vorteile von virtuellen Teams

Dass digitale Zusammenarbeit zunimmt, ist kein Zufall. Schließlich bieten virtuelle Teams Vorteile für Mitarbeiter und Unternehmen:

  • an verschiedenen Orten verteilte Personen können durch digitale Technologie als Team arbeiten
  • Reisezeiten zum Arbeitsplatz entfallen
  • kostspielige Büroflächen entfallen
  • Mitarbeiter erhalten mehr Flexibilität, um privates und Arbeit zu organisieren
  • die besten Talente zum besten Preis können weltweit in ein Team kommen
  • in Zeiten von Pandemien bietet die digitale Zusammenarbeit einen Infektionsschutz
  • digitale Zusammenarbeit reduziert Statusunterschiede zwischen Teammitgliedern (Anderson et al., 2007)
  • digitale Lösungen schaffen zudem ein großes Maß an Transparenz über die Arbeit einzelner Mitarbeiter und den Stand von Projekten

Tatsächlich könnte die erhöhte Transparenz bei digitaler Zusammenarbeit einer der Gründe sein, warum soziales Faulenzen und Trittbrettfahren seltener auftreten in virtuellen Teams mit entsprechend ausgereiften Technologien (Bryant, Albring und Murthy, 2009). Um die Vorteile virtueller Teams zu erschließen, sollten Teams und Führungskräfte zumindest hybride Arbeitsweisen nutzen.

Virtuelle Teams: Herausforderungen

Trotz aller Euphorie hat digitale Zusammenarbeit Nachteile und haben virtuelle Teams Herausforderungen:

  • Abhängigkeit von Technologie. Fällt die genutzte Technologie aus, ist keine virtuelle Teamarbeit mehr möglich.
  • Abstriche bei der Kommunikation. Trotz allem technischen Fortschritt ist die Bandbreite der Kommunikation unter Präsenzbedingungen größer. Virtuelle Zusammenarbeitet ist geprägt von verzögerter und schlechter Kommunikation und Missverständnissen (Andres, 2012). Gemeinsames spontanes Lösen von Problemen und Innovation gelingen in digitaler Zusammenarbeit schlechter.
  • Erschwerter Aufbau und Pflege von Beziehungen. Aufbau von Sympathie und Vertrauen zwischen Teammitgliedern und auch zur Führungskraft sind eine große Herausforderung für virtuelle Teams. Das gelingt meist besser im persönlichen Kontakt. Auch der Zusammenhalt (Teamgeist) ist bei digitaler Zusammenarbeit schwerer herzustellen, wenn sich Menschen nicht persönlich begegnen (Larson und DeChurch, 2020).
  • Bildung von Subgruppen. Virtuelle Teams sind oft geografisch stark verteilt und haben Mitglieder aus verschiedenen Kulturen. An unterschiedlichen Standorten bilden sich leichter informelle Subgruppen heraus (O’Leary und Mortensen, 2010). Diese sind eine „Bruchstelle“ für den Zusammenhalt und vorgezeichnete Konfliktparteien.
  • Konfliktanfälligkeit. Konflikt entsteht leichter in virtuellen Teams (Furumo, 2009), dauert dort länger an, ist schwieriger zu lösen und beeinträchtigt die Zufriedenheit mehr (z.B. Stark und Bierly, 2009).
  • Hoher Qualifikationsdruck auf Mitarbeiter. Die Arbeit in virtuellen Teams verlangt viel von Mitarbeitern. Sie müssen die technologischen Mittel beherrschen, ohne direkten Kontakt effektiv und vertrauensvoll miteinander arbeiten. Diese kontinuierliche zusätzliche Qualifikation ist eine große Herausforderung in virtuellen Teams.
  • Selbständigkeit und Disziplin. Virtuelle Zusammenarbeit erfordert Mitarbeiter, die zuverlässig und selbständig ihre Aufgaben erfüllen. Dafür brauchen sie Selbstdisziplin, um sich losgelöst vom physischen Bürokontext und der dortigen „Normalität“ eine gute Arbeitsstruktur im privaten Umfeld aufzubauen und zu behalten. Zudem erfordert es Selbstkontrolle und Resistenz gegen Ablenkungen.

Es bestehen also zahlreiche Herausforderungen für virtuelle Teams. Der Blick darauf macht deutlich, warum die meisten Teams aktuell hybrid sind. Durch eine optimale Mischung digitaler Zusammenarbeit und von Präsenz im Büro hoffen die Unternehmen darauf, die Vorteile beider Formen zu maximieren und die Nachteile und Herausforderungen zu minimieren. Und die Zeit spielt für die Unternehmen: Je weiter die Technologie voranschreitet und je mehr Mitarbeiter darin eingearbeitet sind, desto geringer werden die Herausforderungen digitaler Zusammenarbeit, desto leichter gelingt diese.

Erfolgsfaktoren bei virtuellen Teams

Die vorangehenden Abschnitte zeigen, dass digitale Zusammenarbeit kein Selbstläufer ist. Es gibt für virtuelle Teams Erfolgsfaktoren:

  • Die richtige Teamgröße. Große virtuelle Teams performen systematisch schlechter (Lepsinger und DeRosa, 2010). Je größer virtuelle Teams werden, desto mehr Koordinationsverluste, Konflikt und Trittbrettfahrer und desto weniger Zusammenhalt. Daher gilt es virtuelle Teams klein zu halten, idealerweise nicht viel mehr als fünf Personen.
  • Die richtige Teamzusammensetzung. Digitale Zusammenarbeit braucht Profis. Die Liste an Anforderungen für erfolgreiche Teamarbeit ist lang (Stevens und Campion, 1994; McNeese und Rentsch, 2001): Erfahren und kompetent im Umgang mit digitaler Technologie, hohe Selbständigkeit und Disziplin sowie interkulturelle Kompetenz. Wer während der Arbeit dauernd abgelenkt ist, andere Apps öffnet und sich in Multitasking verliert, ist ungeeignet. Dazu kommt die Fähigkeit, Identifikation und Vertrauen aufzubauen zu Menschen, die nicht persönlich anwesend sind.
  • Effektive Kommunikation. Gute Koordination der Zusammenarbeit, das Teilen von Wissen und zeitnahe klare Kommunikation sind entscheidend für die Leistung in jedem Team (Kock und Lynn, 2012). Die Ausstattung mit mehreren parallel verwendbaren Technologie zum Austausch und zur Interaktion scheint sinnvoll. So können beispielsweise die Stärken von Videokonferenz, Projektmanagementsoftware, Chats und Email kombiniert werden. Die Häufigkeit, in der Kommunikation stattfindet, scheint wichtig für die Teamleistung (Suh und Shin, 2010). Wesentlich für effektive Kommunikation in virtuellen Teams ist, dass Menschen sich klar ausdrücken können. Missverständnisse entstehen hier schneller als in Präsenzteams und es dauert oft länger, diese aus dem Weg zu räumen.
  • Starke Beziehungen im Team. Wie kann trotz aller räumlichen Distanz die virtuelle Zusammenarbeit gelingen? Die Antwort sind Beziehungen. Gute Beziehungen zwischen Führungskraft und Mitarbeitern aber auch zwischen Mitarbeitern untereinander. Das ist leichter gesagt als getan, denn die Distanz und technisch vermittelte Kommunikation macht zwar Beziehungen wichtiger – sie erschwert aber gleichzeitig deren Aufbau und Pflege. Mitarbeiter in virtuellen Teams tauschen sich weit weniger über Persönliches aus, als Kollegen, die Face-to-Face am Arbeitsplatz im Büro sind. Daher ist es unbedingt notwendig, Platz für menschliche Begegnungen und Persönliches in virtuellen Teams zu finden. Ein simples Beispiel ist, dass jedes Teammitglied am Montag kurz von seinem Wochenende und seiner privaten Situation berichtet. Und es geht hier um sehr viel. Digitale Zusammenarbeit führt zu einer wachsenden Dehumanisieurung der anderen Teammitglieder. Man sieht sie nicht mehr als Menschen „aus Fleisch und Blut“. Teammitglieder haben dann eine geringere Hemmung soziales Trittbrettfahren zu zeigen (Alnuaimi, Robert und Maruping, 2010) und Konflikte gedeihen (Stark und Bierly, 2009).
  • Wirksame virtuelle Führung. Der nächste Abschnitt vertieft das Thema Führung von virtuellen Teams weiter. Wichtige Erfolgsfaktoren sind hier: Inspiration und Transformation, Mitarbeiterentwicklung, interkulturelle Kompetenz, Vertrauensbildung und Innovation.

Diese Erfolgsfaktoren in eine schlagkräftige Mischung zusammenzubringen, das ist Kernaufgabe bei der Führung virtueller Teams.

Virtuelle Teams führen

Wie sollte man virtuelle Teams führen? Führung bei digitaler Zusammenarbeit ist herausfordernd und anders als in Face-to-Face Kontexten. Das sind die Leitlinien zur Führung virtueller Teams:

  • Transformational statt autoritär. Klassische autoritäre und hierarchische Führung ist mit zunehmender Virtualität der Zusammenarbeit weniger effektiv (Hoch und Kozlowski, 2012). Virtuelle Teams profitieren dagegen von inspirierender und transformationaler Führung (Joshi, Lazarova und Liao, 2009).
  • Interkulturelle Führung. Virtuelle Teams sind oft weltweit verteilt und durch hohe kulturelle Diversität gekennzeichnet. Der unkritische Ansatz „bunt gewinnt“ ist bei der Führung von virtuellen Teams nicht empfehlenswert. Häufig leidet die Identifikation mit dem Team durch die unterschiedlichen Kulturen (Au und Marks, 2012). Führungskräfte sollten sehr sensibel für interkulturelle Kompatibilität sein und bevorzugt Teammitglieder auswählen, die sich durch ein hohes Maß an Erfahrung, Flexibilität und Offenheit im Umgang mit anderen Kulturen auszeichnen. Manche Kulturen scheinen auch ein viel höheres Bedürfnis nach intensivem persönlichem Austausch zu haben (Videokonferenz und Chat), wohingegen andere gut mit einer eher aufgabenorientierten nüchternen Kommunikation (Projektmanagement-Tickets und Email) klarkommen (Duranti und de Almeida, 2012).
  • Mitarbeiter entwickelnd. Mitarbeiter nur einsetzen und gut? Das ist zu wenig, um wirklich erfolgreich virtuelle Teams zu führen. Die für digitale Zusammenarbeit erforderlichen Profis fallen nicht vom Himmel. Die Führungskraft ist gefordert, Menschen hin zu mehr digitaler Kompetenz, Selbstdisziplin, Selbständigkeit und interkultureller Sensibilität (Holtbrügge et al., 2011) zu entwickeln.
  • Innovationsbesessen. Digitale Technologie entwickelt sich rasant. Wettwerber können schnell einen technischen Vorsprung haben, der die digitale Zusammenarbeit effizienter und produktiver macht. Führung von digitalen Teams verlangt daher eine hohe Offenheit für neue Technologie, ja ein aktives, nahezu obsessives Suchen nach und Einfordern von besseren und intelligenteren Ansätzen. Eine rein passive Offenheit ist dafür noch zu wenig.
  • Vertrauen bildend. Vertrauen ist in virtuellen Teams erfolgsentscheidend. Führungskräfte haben bei digitaler Zusammenarbeit die schwierige Aufgabe, den Vertrauensaufbau zwischen Personen zu fördern – zwischen Personen, die oft geografisch und kulturell weit entfernt sind und sich nicht persönlich begegnen (Furumo, 2009). Gelingt dies, dann profitieren virtuelle Teams von mehr Zusammenhalt und besserem Informationsfluss. Ein positives Klima und Vertrauen im Team fördert die Leistungsfähigkeit (Coppola, Hiltz und Rotter, 2004).

Trotz aller Verlagerung in den digitalen Raum. Zur guten Führung virtueller Teams gehört auch, in den richtigen Momenten persönlichen Kontakt herzustellen. Das zeigt der Schaukasten.

Tipps zu virtueller Teamarbeit: Kontakt herstellen und pflegen
Oft hört man aus der Praxis entsprechende Aussagen von Führungskräften: „Ich führe aus Deutschland auch Mitarbeiter in China. Zum Glück habe ich vorher schon zwei Monate lang zusammen mit denen in China gearbeitet. So kennen die mich und wir haben eine Vertrauensbasis.“ Gute Gelegenheiten, um den direkten Kontakt zu pflegen sind (vgl. Ferrazzi, 2014):

  1. Bevor ein virtuelles Team startet. Hier kann die Führungskraft an den einzelnen, oft geografisch verstreuten Standorten, mit den späteren Teammitgliedern eine persönliche Vertrauensbeziehung aufbauen. Gut ist auch, wenn sich alle Mitglieder vor dem Start persönlich kennenlernen können. Sicher, das kostet Zeit. Am Ende ist es allerdings oft das entscheidende Investment, das hilft Krisen und Herausforderungen erfolgreich zu bestehen.
  2. Wenn neue Personen in das Team eintreten. Manchmal geht jemand und neue Personen kommen in ein virtuelles Team. Auch hier ist eine gute Gelegenheit für ein persönliches Treffen in möglichst vollständiger Runde. Geht ein persönliches Treffen nicht, sollte ein möglichst gutes Kennenlernen über Videokonferenzsoftware erfolgen. Dazu bieten sich Einzelgespräche der neuen Person mit allen anderen Teammitgliedern an.
  3. Besondere Herausforderungen. Manchmal stößt ein virtuelles Team auf besondere und unerwartete Herausforderungen. Ein persönliches Krisentreffen in Präsenz ist dann oft sinnvoll, um möglichst innovativ und schnell eine gute Lösung zu entwickeln.
  4. Abgeschlossene Meilensteine. Erfolg sollte gefeiert werden, um Teams zu motivieren. Und abgeschlossene Projekte oder Teilschritte sind eine super Gelegenheit, um daraus zu lernen. Es bietet sich an, das mit einem persönlichen Treffen aller zu verbinden, um den maximalen Nutzen aus dem Abschluss zu ziehen.

Fazit: Dieser Beitrag skizziert, wie digitale Zusammenarbeit gelingt und virtuelle Teams funktionieren. Mittlerweile sind virtuelle Teams eine Realität. Eine Realität, an der es keinen Weg vorbei gibt. Der Anteil digitaler Zusammenarbeit nimmt zu, nahezu jedes Team ist mittlerweile in gewissem Umfang hybrid. Mit den großen Chancen und Vorteilen gehen allerdings auch große Herausforderungen einher. Das hat die Recherche der einschlägigen Veröffentlichungen mehr als deutlich gezeigt. Die gute Nachricht: Unternehmen und Führungskräfte können digitale Zusammenarbeit und virtuelle Teams zum Erfolgsmodell machen – wenn sie die in diesem Beitrag genannten Erfolgsfaktoren optimieren.

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