12. Arbeit, die Mitarbeiter motiviert: Arbeitsgestaltung

Wie kann man Arbeit für Mitarbeiter motivierend gestalten? Welche Eigenschaften machen eine Arbeit möglichst motivierend? Woran sollte man konkret ansetzen, um Arbeit psychologisch zu optimieren? In der psychologischen Arbeitsgestaltung liegt viel Potenzial zur Motivation von Mitarbeitern. Davon handelt dieses Kapitel.

Für mache Menschen ist es schwer vorstellbar: Arbeit ist nicht nur ein Mittel zum Zweck (z.B. Gehalt), sondern Arbeit kann auch selbst ein Zweck sein – wenn sie richtig gestaltet ist. Tatsächlich gibt es mitunter einzelne Mitarbeiter, die Arbeit vor allem als Zweck betrachten. Das liegt aber meist daran, dass sie keine motivierenden Aufgaben bearbeiten.

Was aber sind genau Aufgaben und wie hängen sie mit der Arbeitsmotivation zusammen? Davon handelt der nächste Abschnitt.

Arbeit, Aufgaben und Motivation

In diesem Kapitel liegt der Fokus auf den konkreten Aufgaben, die eine Arbeit ausmachen. Diese Arbeitsaufgaben gilt es motivierend zu gestalten. Folgende Definition von Aufgaben ist hilfreich:

Aufgaben sind Vorgaben zur Verrichtung an Arbeitsobjekten zum Erreichen von Zielen.

Aufgaben von Mitarbeitern sind sehr vielfältig. Die Arbeitsobjekte können dabei auch virtuell sein (z.B. Konzepte weiterentwickeln), die Verrichtung geistig, leitend (z.B. Führung von Mitarbeitern) oder physisch sein. Dennoch gibt es gemeinsame Merkmale aller Aufgaben – beispielsweise wie eng die Vorgaben zur Verrichtung sind, d.h. wie viel Raum die Mitarbeiter für selbständige Entscheidungen und autonomes Handeln haben. Um solche gemeinsamen Merkmale von Aufgaben und den Zusammenhang mit der Mitarbeitermotivation geht es in diesem Kapitel.

Was bringt es, Aufgaben für Mitarbeiter motivierend zu gestalten? Gut gestaltete Aufgaben haben konkrete Wirkungen:

  • Optimierte Aufgaben lenken die Richtung des Verhaltens von Mitarbeitern, da Menschen sich eher mit diesen Aufgaben befassen, wenn sie die Wahl haben (Patall, Cooper und Robinson, 2008) – und Mitarbeiter haben zunehmend die Wahl.
  • Optimierte Aufgaben führen dazu, dass Menschen proaktiv statt passiv bei den Aufgaben agieren (Benware und Deci, 1984).
  • Mitarbeiter mit optimierten Aufgaben zeigen ein intensiveres Arbeitsverhalten (Simons, Dewitte und Lens, 2004).
  • Personen arbeiten länger bzw. mit mehr Ausdauer an optimierten Aufgaben (Grant, 2008).

Es gibt also gute Gründe, Arbeitsaufgaben psychologisch zu optimieren.

Wie aber kann man Arbeitsaufgaben optimieren? Es besteht eine lange Forschungstradition zur Gestaltung von Arbeitsaufgaben, damit diese von sich aus maximal motivierend für die Mitarbeiter sind. Das betrifft zum Einen Merkmale der Arbeitsaufgaben selbst, zum Anderen die Passung der Arbeitsaufgaben zum Mitarbeiter, wie folgende Abbildung zeigt.

Merkmale der Aufgabe, Passung zum Mitarbeiter und Motivation

Merkmale der Aufgabe (beispielsweise das Ausmaß an Abwechslung) müssen also zum Mitarbeiter passen, damit Motivation und Leistung maximal sind. Das Kapitel beschreibt Merkmale von Arbeitsaufgaben, die für die Motivation entscheidend sind. Das nächste Kapitel zeigt dann das Wechselspiel aus Arbeitsaufgaben und Passung zum Mitarbeiter.

Was sind die für die Motivation entscheidenden Merkmale von Arbeitsaufgaben?

Merkmale von Arbeitsaufgaben und Arbeitsmotivation

Fasst man den aktuellen Forschungsstand zusammen, dann gibt es mehrere zentrale Merkmale von Arbeitsaufgaben (z.B. Christian, Garza und Slaughter, 2011; Bakker und Demerouti, 2007), die sich positiv auf die Motivation auswirken.

Abwechslung der Tätigkeit

Ganzheitlichkeit

Bedeutsamkeit

Autonomie

Rückmeldung

Zeitdruck

Neben den für die Motivation positiven Aspekten der Arbeitsgestaltung, gibt es deutliche Hinweise aus der Forschung auf Hindernisse für die Motivation, die sich demotivierend auswirken (Crawford et al., 2010). Zu diesen Hindernissen für Motivation gehören Arbeitsüberlastung, wiederholte Störungen und Bürokratismus. Das Umfeld, in dem eine Aufgabe stattfindet (also etwa Verwaltung, das Team und Arbeitsbedingungen), sollte frei von Hindernissen sein, damit die Aufgabe selbst motivieren kann. Die motivierende Gestaltung des Arbeitsumfeldes behandelt ein eigenes Kapitel in diesem Fachtext.

Wo kann man konkret ansetzen, um Arbeit motivierend zu gestalten? Dazu der nächste Abschnitt.

Arbeit motivierend gestalten

Der vorangehende Abschnitt hat die Merkmale gezeigt, die darüber entscheiden, ob Arbeitsaufgaben Mitarbeiter motivieren. Wie und woran kann man konkret ansetzen? Folgende Tabelle gibt einen Überblick dazu und zeigt die wichtigen Teilaspekte in Form von Fragen. An diesen Teilaspekten können Führungskräfte gemeinsam mit ihren Mitarbeitern ansetzen – für mehr Motivation bei der Arbeit.

motivierende Merkmale der Arbeitsaufgabenwichtige Teilaspekte
Abwechslung der Tätigkeit
  • Bietet eine Tätigkeit insgesamt genug Abwechslung?
  • Lässt sie sich mit der nötigen Breite versehen (Job-Enlargement)?
  • Können Mitarbeiter in bestimmten Abständen zwischen Aufgaben wechseln (Job Rotation)?
Ganzheitlichkeit der Aufgabe
  • Wird eine Arbeitsaufgabe von den Mitarbeitern psychologisch als sinnvolles Ganzes erlebt?
  • Können Mitarbeiter das Gefühl entwickeln, für einen abgeschlossenen (Teil-)Prozess verantwortlich zu sein?
Bedeutsamkeit der Aufgabe
  • Haben die Mitarbeiter das Gefühl, etwas Wichtiges zu tun?
  • Können sich die Mitarbeiter mit ihren Arbeitsaufgaben gut identifizieren?
  • Sind die Ziele bei der Arbeit für die Mitarbeiter attraktiv und relevant?
  • Falls Mitarbeiter ihre Aufgaben als nicht wichtig erleben: Wie lässt sich die Arbeitstätigkeit psychologisch um-interpretieren, um die Bedeutung zu erhöhen?
  • Lässt sich die Tätigkeit symbolisch aufwerten (z.B. eine normale Vorlesung, de ein Dozent hält, wird zur Pflichtvorlesung und damit für ihn psychologisch aufgewertet)?
  • Kann das gesamte Unternehmen und seine Aktivitäten genutzt werden, um dem Einzelnen das Gefühl von Bedeutung bei seinen Aufgaben zu geben? Motto: „Wir machen etwas sehr Wichtiges und dabei ist (auch) deine Aufgabe erfolgsentscheidend!“
Autonomie bei den Aufgaben
  • Welche Entscheidungen lassen sich auf Ebene des einzelnen Mitarbeiters verlagern (Job Enrichment)?
  • Haben die Mitarbeiter Möglichkeiten, sich selbst zu organisieren und die Wege frei zu wählen, um die Arbeitsziele zu erreichen?
  • Gibt es Freiräume bei den Arbeitszeiten und Arbeitsorten?
  • Bestehen für die Mitarbeiter Möglichkeiten, die Kollegen im Team mit auszuwählen?
Rückmeldung zu Fortschritt und Leistung
  • In wie fern liefert eine Arbeitstätigkeit von sich aus zeitnahe Rückmeldung über den Fortschritt und die Leistung?
  • Gibt es technische Strukturen, die idealerweise in Echtzeit informieren über das Ausmaß von Leistung und Zielerreichung?
  • Gehört es zur Kultur, dass Vorgesetzte und Kollegen Rückmeldung, Anerkennung und Hinweise zu Optimierungen geben?
  • Bietet ihre Tätigkeit den Mitarbeitern Möglichkeiten zu lernen und sich zu entwickeln?
Zeitdruck
  • Sind die Arbeitsaufgaben in konkrete Ziele und Zwischenziele gegliedert?
  • Sind diese Ziele mit klaren und anspruchsvollen Zeitpunkten verknüpft?
  • Wie lässt sich das messen und rückmelden?

Bei all den genannten Merkmalen von Arbeitsaufgaben ist entscheidend, das für den einzelnen Mitarbeiter individuell geeignete Niveau zu finden. Darauf geht auch folgende Übung ein, die auf der Tabelle und den Fragen in der rechten Spalte aufbaut.

Übung

Das folgende Kapitel behandelt das Wechselspiel der Arbeitsaufgaben mit den Eigenschaften der Mitarbeiter. Diese Passung der Mitarbeiter zu den Arbeitsaufgaben ist von grundlegender Bedeutung für die Arbeitsmotivation.