Mitarbeitergespräch gut vorbereiten und führen

Als Führungskraft bist Du im Gespräch mit Deinen Mitarbeitern. Und zwar öfter als Du denkst. Ganz nach dem Motto „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ gibt es einen permanenten Fluss an Information – von der Führungskraft zum Mitarbeiter und zurück vom Mitarbeiter zur Führungskraft. Es ist deshalb wichtig, dass Du beim Schlagwort Mitarbeitergespräch nicht nur an die institutionalisierten großen Mitarbeitergespräche denkst, sondern Deinen Blick auf den ganz normalen Arbeitsalltag zu richtest.
Diese Fragen stehen dabei im Raum: Welche Ziele hat ein Mitarbeitergespräch, was sind typische Anlässe dafür, wie kannst Du es gut vorbereiten und erfolgreich führen? Das zeigt Dir dieses Kapitel mit vielen Tipps und Beispielen. …

Mitarbeitergespräch: Situation, Vorbereitung und Führung entscheiden

Welche Ziele hat ein Mitarbeitergespräch?

Mitarbeitergespräche sind ein sehr grundlegendes Führungsinstrument. Daher kannst Du sie auch sehr unterschiedlich anwenden. Das sind die wichtigsten Ziele:

  • Informationsaustausch ist oft das zentrale Ziel eines Mitarbeitergespräches. Wie ist der Status quo in den Projekten, was steht an, welche Herausforderungen gibt es?
  • Optimierung der Arbeit und Koordination ist ein wesentliches Thema in Mitarbeitergesprächen. Durch Lob aber auch kritische Rückmeldung erfahren Mitarbeiter, wie sie ihre Arbeit besser machen können und worauf sie zukünftig achten.
  • Zentral ist sicher oft auch das Ziel der Mitarbeiterentwicklung. Im Gespräch mit Deinen Mitarbeitern kannst Du Ziele und Maßnahmen für ihre künftige Entwicklung planen und vereinbaren.
  • Mitarbeitergespräche helfen Dir auch eine gute Beziehung zu Mitarbeitern aufzubauen und zu erhalten. Insbesondere durch Fragen und regelmäßigen Kontakt zeigst Du Interesse und Wertschätzung. Damit kannst Du Vertrauen aufbauen.
  • Dein Austausch mit den Mitarbeitern ist auch entscheidend für die Verbesserungen der Arbeitssituation. Dabei ist vor allem an Rahmenbedingungen der Arbeit (z.B. das Betriebsklima) zu denken. Du erhältst hier die kritischen Informationen, wo es hakt und kannst Deine Mitarbeiter einbinden, um Lösungen zu entwickeln.

Weiter geht es mit einem Abschnitt zu typischen Anlässen für ein Mitarbeitergespräch.

Was sind Anlässe für ein Mitarbeitergespräch?

Wann solltest Du als Führungskraft ein Gespräch mit Deinen Mitarbeitern suchen? Typische Anlässe für einen Austausch sind:

Kritisches Ereignis. Bei der Arbeit ist etwas besonders gut oder besonders schlecht gelaufen (Konflikte, Unfälle, verärgerte Kunden). Es empfiehlt sich das anzusprechen, um daraus für die Zukunft zu lernen.

  • Projektstart. Bevor ein wichtiges Projekt beginnt, solltest Du mit allen beteiligten die wesentlichen Herausforderungen und Erfolgsaspekte besprechen. In diesem Gespräch kannst Du alle offenen Fragen, Erwartungen und Verantwortlichkeiten klären.
  • Projektabschluss. Ein wichtiges Projekt oder ein wichtiger Arbeitsschritt sind abgeschlossen. Durch ein Gespräch (Retro) kann man festhalten, was gut lief und was weniger gut lief und welche Anregungen und Ideen man für die Zukunft mitnimmt.
  • Veränderungen. Ein neuer Mitarbeiter kommt, die Arbeitsaufgaben ändern sich, es gibt neue Vorschriften zu beachten: All das sind Veränderungen, die Du am besten in Mitarbeitergesprächen ankündigst, vorbereitest und begleitest.
  • Institutionalisierter Termin. Typisch als Anlass für ein Mitarbeitergespräch sind auch institutionalisierte Termine. Vielleicht ist es im Unternehmen üblich, dass es einmal im Halbjahr ein großes Mitarbeitergespräch zwischen Dir und Deinen Mitarbeitern gibt oder ein Mitarbeiterjahresgespräch. Vielleicht hast Du aber auch eingeführt, dass Du jeden Mitarbeiter kurz am Montag für 10 Minuten sprichst, wie das Wochenende war, was diese Woche ansteht und wo es Herausforderungen und Informationsbedarf gibt.
  • Wunsch des Mitarbeiters. Nicht nur Führungskräfte sehen Kommunikationsbedarf, auch Deine Mitarbeiter wollen idealerweise regelmäßig mit Dir sprechen. Sie kommen mit Wünschen nach Arbeitsmaterial, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsspielraum, Gehalt, Karriere, Kollegen, privaten Anliegen usw.

Wichtig ist, dass Du Mitarbeitergespräche zu einer regelmäßigen Gewohnheit im Arbeitsalltag machst. Nur so kannst Du  Ziele wie Mitarbeiterentwicklung, gute Beziehungen und Verbesserung der Zusammenarbeit schnell und nachhaltig erreichen.

Der nächste Abschnitt zeigt Dir, wie Du ein Mitarbeitergespräch optimal vorbereitest.

Ein Mitarbeitergespräch vorbereiten

Ein gutes Mitarbeitergespräch braucht als Grundlage eine gute Beziehungsqualität zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Idealerweise hast Du anhand der vorangehenden Kapitel bereits Beziehungen mit Deinen Mitarbeitern aufgebaut, die von wechselseitiger Sympathie und Vertrauen geprägt sind.
Zusätzlich solltest Du die Regeln für wirkungsvolles Lob und konstruktive Kritik kennen sowie Zuhörertechniken und Fragetechniken beherrschen. Auch diese Techniken kennst Du aus den vorangehenden Kapiteln. Das alles ist sicher die anspruchsvollste und langfristigste Vorbereitung, die Du für den Erfolg unternehmen kannst.

Daneben gibt es noch ein paar andere Erfolgsfaktoren, die der gesunde Menschenverstand nahelegt und die zur Vorbereitung gehören:

Organisiere den Ablauf gut, indem Du für ausrechend Zeit, einen ungestörten Kontext (je nach Anlass z.B. Cafeteria oder kleiner Besprechungsraum) und rechtzeitige und zielgerichtete Information des Mitarbeiters sorgst. So hat auch der Mitarbeiter Zeit sich vorzubereiten und das Gespräch ist effektiver. Manchmal möchten Führungskräfte aus taktischen Gründen ihre Mitarbeiter überrumpeln und sagen nicht, worum es wirklich geht. Das ist aber nicht günstig für die langfristige Beziehung.

Definiere immer Deine Ziele, bevor Du in ein Gespräch gehst. Wie in jedem Gespräch bist Du erfolgreicher im Mitarbeitergespräch, wenn Du vorher definierst, was Deine Ziele sind und darauf achtest, dass Du diese auch erreichst. Vielleicht schreibst Du die Ziele sogar in einem kleinen Leitfaden auf, den Du mit zum Gespräch nimmst.

Zudem solltest Du die Informationen parat haben, die den Hintergrund des Gespräches bilden. Hole Dir die genauen Informationen zum Mitarbeiter (Arbeitssituation, Familie, letzte Projekte, besondere Vorkommnisse), sieh Dir die Unterlagen vom letzten größeren Gespräch an (Diskussionspunkte, Reaktionen des Mitarbeiters). Es geht um einen Projektstart? Dann kenne die Rahmenbedingungen, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren des Projektes. Es geht um einen Konflikt? Dann sprich mit allen Beteiligten, hole Dir verschiedene Perspektiven und arbeite Dich ein.

Bereite Dich auf Reaktionen des Mitarbeiters vor. Was machst Du, wenn er zu bestimmten Punkten unerwartet reagiert, ablehnt etc.? Wie gehst Du konkret vor, wenn es Einigkeit zu Punkten gibt?

Ich weiß, das kostet alles Zeit. Viel Zeit. Aber es wird mehr Zeit kosten, wenn die Gespräche mit Deinen Mitarbeitern nicht stattfinden, wirkungslos sind oder sogar schädliche Wirkungen entfalten. Wenn Du bei wichtigen Gesprächen unvorbereitet bist, erreichst Du Deine Ziele nicht und schadest der Beziehung zum Mitarbeiter, denn er wird das als geringe Wertschätzung und mangelndes Interesse wahrnehmen. Zudem musst Du nur wenige Gespräche so umfassend vorbereiten. Die meisten laufen im Arbeitsalltag nebenbei, sind vielleicht nicht einmal geplant und Du bis eh gut vorbereitet, weil Du idealerweise mittendrin bist in der Arbeit mit Deinem Team, beobachtest, Fragen stellst, zuhörst.

Du kennst jetzt die Ziele und typischen Situationen für Mitarbeitergespräche und weißt, wie Du Dich gut darauf vorbereitest. Wie aber führst Du erfolgreich ein Mitarbeitergespräch? Diese entscheidende Frage klärt der folgende Abschnitt.

Wie sollte man ein Mitarbeitergespräch führen?

O.k. das Gespräch ist gut vorbereitet, Du kennst Deine Ziele und die Situation ist ungestört. So führst Du jetzt das Mitarbeitergespräch:

  1. Du stellst einen guten persönlichen Kontakt her durch freundliche Begrüßung mit Namen, Fragen zum Befinden und Small-Talk. Achte auf die richtige Körpersprache. Meist wird eine offene Körpersprache (keine verschränkten Arme oder Beine), freundlich zugewandt, sinnvoll sein.
  2. Um das Gespräch jetzt in die richtige Bahn zu bringen, nennst Du kurz das übergeordnete Thema ggf. auch schon Ziel. Deine ganzen anderen Ziele im Gespräch nennst Du hier noch nicht, das verwirrt nur und schadet. Du kennst sie aber und behältst sie das ganze Gespräch über im Auge, bis der richtige Zeitpunkt kommt.
  3. Gerne eröffnest Du das Gespräch mit einer gezielten offenen Frage, lasse Deine Mitarbeiter die meiste Zeit selbst reden, steuere eher mit Fragen.
  4. Wenn Du sprichst, beginne mit positiven Inhalten. Das zeigt Deinen Mitarbeitern, dass Du sie ausgewogen und wohl-gesonnen siehst und steigert ihre Akzeptanz auch für kritische Punkte).
  5. Kritische Punkte nennst Du möglichst konkret als Beobachtung und Tatsache. Abstrakte Formulierungen wie „ungenügende Leistungen, die besser sein könnten“ solltest Du meiden. Das erleben Menschen leicht als ungerechtfertigten Vorwurf. Vermeide auch moralische Bewertungen (schlimm, faul, aggressiv etc.) aber unterlasse auch ganz klar jede falsche Beschönigung. Schildere was die Auswirkungen dieser kritischen Punkte sind und wie Du Dich als Führungskraft damit fühlst. Gegen Gefühle kann man nicht argumentieren.
  6. Lass den betreffenden Mitarbeiter selbst vorschlagen, wie er die Herausforderungen lösen möchte und höre Dir das genau an. Wenn Du nicht zufrieden bist, frage direkt, wie er an Deiner Stelle auf diese Antworten reagieren würde. So erreichst Du im Idealfall eine Perspektivübernahme.
  7. Vereinbare Ziele für weitere Schritte gemeinsam mit dem Mitarbeiter, die möglichst konkret, messbar, realistisch und mit einem festen Zeitpunkt zur Erreichung versehen sind. Damit Dein Mitarbeiter die Ziele akzeptiert und sie auch zu seinen eigenen Zielen werden, ist es wichtig, den Mitarbeiter in die Entwicklung der Ziele eng einzubinden und zu beteiligen.
  8. Gib dem Mitarbeiter Gelegenheit nochmal eigene Fragen zu äußern bzw. Informationen weiterzugeben „Gibt es sonst noch Dinge, die Dich aktuell beschäftigen, Du gerne mit mir ansprechen würdest oder die für mich wichtig sein könnten?“
  9. Wiederhole im Idealfall die wesentlichen Punkte aus dem Gespräch, um ein gemeinsames Verständnis sicher zu stellen.
  10. Schließe das Gespräch möglichst mit positiven Gefühlen für beide, lobe (z.B. das Gesprächsverhalten, die Anstrengung, die Vorbereitung des Mitarbeiters), setze Small-Talk ein.

Gerne fertigst Du nach dem Gespräch eine kleine Notiz dazu an mit den wesentlichen Ergebnissen und sendest diese per Email auch an den Mitarbeiter (möglichst zeitnah).

Fazit: Insgesamt ist das Mitarbeitergespräch ein mächtiges Führungsinstrument. Idealerweise festigt es Deine Beziehung zu den Mitarbeitern, entwickelt diese, hilft zu rechtzeitigen wichtigen Informationen und macht die Arbeit und ihre Umgebung für alle Beteiligten besser. Dann wird es zu einem wichtigen Erfolgsfaktor bei der Führung. Zentral dafür ist aber, dass Du als Führungskraft dieses Instrument wirklich perfektionierst und zu einer regelmäßigen Gewohnheit im Arbeitsalltag werden lässt. Zu viele Führungskräfte sehen Mitarbeitergespräche als lästige Pflicht, erkennen nicht die Potenziale und nutzen das Instrument nicht oder falsch. Sei anders.

Der letzte Abschnitt gibt Hinweise für Bücher zur weiteren Vertiefung.

Das Mitarbeitergespräch: Literatur und Bücher

Auf der Suche nach einem Buch zu Mitarbeitergesprächen? Hier aktuelle Literatur-Tipps:

Tipp
Mitarbeitergespräche: Motivierend, wirksam, nachhaltig (Praxis der Personalpsychologie)
  • Hossiep, Rüdiger (Autor)
  • 177 Seiten - 20.01.2020 (Veröffentlichungsdatum) - Hogrefe Verlag (Herausgeber)
Tipp
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  • Wilfried Braig (Autor)
  • 200 Seiten - 01.11.2011 (Veröffentlichungsdatum) - Orell Füssli (Herausgeber)
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  • 64 Seiten - 01.02.2020 (Veröffentlichungsdatum) - Link, Carl (Herausgeber)
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  • Mentzel, Wolfgang (Autor)
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