Mitarbeitergespräch gut vorbereiten und führen

Als Führungskraft bist Du im Gespräch mit Deinen Mitarbeitern. Und zwar öfter als Du denkst. Ganz nach dem Motto „Man kann nicht nicht kommunizieren.“ gibt es einen permanenten Fluss an Information – von der Führungskraft zum Mitarbeiter und zurück vom Mitarbeiter zur Führungskraft. Es ist deshalb wichtig, dass Du beim Schlagwort Mitarbeitergespräch nicht nur an die institutionalisierten großen Mitarbeitergespräche denkst, sondern Deinen Blick auf den ganz normalen Arbeitsalltag richtest.
Diese Fragen stehen dabei im Raum: Welche Ziele hat ein Mitarbeitergespräch, was sind typische Anlässe dafür, wie kannst Du es gut vorbereiten und erfolgreich führen? Das zeigt Dir dieses Kapitel mit vielen Tipps und Beispielen. Du erfährst, wie Du eine wirkungsvolle Gesprächskultur aufbaust, die unglaublich schnell und effektiv abläuft. …

Mitarbeitergespräch: Situation, Vorbereitung und Führung entscheiden

Welche Ziele hat ein Mitarbeitergespräch?

Mitarbeitergespräche sind ein sehr grundlegendes Führungsinstrument. Daher kannst Du sie auch sehr unterschiedlich anwenden. Das sind die wichtigsten Ziele für Mitarbeitergespräche:

  • Informationsaustausch ist oft das zentrale Ziel eines Mitarbeitergespräches. Wie ist der Status quo in den Projekten, was steht an, welche Herausforderungen gibt es?
  • Optimierung der Arbeit und Koordination ist ein wesentliches Thema in Mitarbeitergesprächen. Durch Lob aber auch kritische Rückmeldung erfahren Mitarbeiter, wie sie ihre Arbeit besser machen können und worauf sie zukünftig achten.
  • Zentral ist sicher oft auch das Ziel der Mitarbeiterentwicklung. Im Gespräch mit Deinen Mitarbeitern kannst Du Ziele und Maßnahmen für ihre künftige Entwicklung planen und vereinbaren.
  • Mitarbeitergespräche helfen Dir auch eine gute Beziehung zu Mitarbeitern aufzubauen und zu erhalten. Insbesondere durch Fragen und regelmäßigen Kontakt zeigst Du Interesse und Wertschätzung. Damit kannst Du Vertrauen aufbauen.
  • Dein Austausch mit den Mitarbeitern ist auch entscheidend für die Verbesserungen der Arbeitssituation. Dabei ist vor allem an Rahmenbedingungen der Arbeit (z.B. das Betriebsklima) zu denken. Du erhältst hier die kritischen Informationen, wo es hakt und kannst Deine Mitarbeiter einbinden, um Lösungen zu entwickeln.
  • Mitarbeitergespräche sind auch eine hervorragende Gelegenheit eine wirkungsvolle Gesprächskultur aufzubauen. Jedes gut und professionell geführte Gespräch gewöhnt Dir und Deinen Mitarbeitern ein Muster an, das automatisch dafür sorgt, dass künftige Gespräche automatisch noch schneller und wirkungsvoller laufen. Wie dieses Muster funktioniert und worauf Du achten solltest, das zeigt Dir dieses Kapitel.

Nutze also das breite Spektrum der Wirkungen und Vorteile, die Dir Mitarbeitergespräche bieten. Tatsächlich liegt hier ein großes Risiko, an dem viele Führungskräfte scheitern, wie der Schaukasten zeigt.

Risiko: Eine falsche Gesprächskultur
Ein wesentlicher Punkt, warum viele Führungskräfte nicht das Potenzial von Mitarbeitergesprächen nutzen: Sie haben nur eines oder wenige dieser Ziele im Blick. Manche Führungskräfte wollen beispielsweise jemanden kritisieren, damit er einen Fehler an seiner Arbeit verbessert. Sie konzentrieren sich auf die konkrete und kurzfristige Behebung des Mangels – aber sie vergessen dabei, den Mitarbeiter zu entwickeln. Sie diskutieren nicht, was die Auswirkungen des Fehlers sind (Problemverständnis), wie es dazu gekommen ist und was der Mitarbeiter unternehmen kann, um ähnliches in Zukunft zu verhindern (Prävention). Sie senden unbewusst zwischen den Zeilen die Botschaft „Mir geht es nicht darum, dass Du Dich entwickelst. Du bist mir nicht wichtig, sondern die Arbeit. Ich will Dich kritisieren. Mach hier verdammt noch mal nichts falsch!“ Andere Führungskräfte behandeln Mitarbeitergespräche nur als Mittel, um gute Beziehungen und Vertrauen herzustellen. Diese Führungskräfte halten Small-Talk, fühlen sich gut und vergessen dabei Impulse zur Verbesserung der Arbeit und Mitarbeiterentwicklung zu setzen.

Das Ergebnis ist langfristig schlimmer als viele glauben. In vielen Teams sind vollkommen falsche Gewohnheiten zur Kommunikation bei Mitarbeitern und Führungskräften entstanden. Dies kann viele Gesichter haben: Mitarbeiter schließen ihre Ohren, Gespräche bleiben nur im Small-Talk oder es findet überhaupt keine Berücksichtigung der Menschen statt, Lob findet nicht statt, über Fehler redet man nicht oder nur mit der Perspektive „Wer ist schuld?“ anstatt „Wie machen wir es besser?“. So vielfältig an der Oberfläche solche falschen Gewohnheiten aussehen. Sie haben eines gemeinsam: Eine oft hartnäckige und dysfunktionale Gesprächskultur, die Erfolg mehr behindert als fördert.

Weiter geht es mit einem Abschnitt zu typischen Anlässen für ein Mitarbeitergespräch.

Was sind Anlässe für ein Mitarbeitergespräch?

Wann solltest Du als Führungskraft ein Gespräch mit Deinen Mitarbeitern suchen? Typische Anlässe für Mitarbeitergespräche sind:

  • Kritisches Ereignis. Bei der Arbeit ist etwas besonders gut oder besonders schlecht gelaufen (Konflikte, Unfälle, verärgerte Kunden). Es empfiehlt sich das anzusprechen, um daraus für die Zukunft zu lernen.
  • Projektstart. Bevor ein wichtiges Projekt beginnt, solltest Du mit allen beteiligten die wesentlichen Herausforderungen und Erfolgsaspekte besprechen. In diesem Gespräch kannst Du alle offenen Fragen, Erwartungen und Verantwortlichkeiten klären.
  • Projektabschluss. Ein wichtiges Projekt oder ein wichtiger Arbeitsschritt sind abgeschlossen. Durch ein Gespräch (Retro) kann man festhalten, was gut lief und was weniger gut lief und welche Anregungen und Ideen man für die Zukunft mitnimmt.
  • Veränderungen. Ein neuer Mitarbeiter kommt, die Arbeitsaufgaben ändern sich, es gibt neue Vorschriften zu beachten: All das sind Veränderungen, die Du am besten in Mitarbeitergesprächen ankündigst, vorbereitest und begleitest.
  • Institutionalisierter Termin. Typisch als Anlass für ein Mitarbeitergespräch sind auch institutionalisierte Termine. Vielleicht ist es im Unternehmen üblich, dass es einmal im Halbjahr ein großes Mitarbeitergespräch zwischen Dir und Deinen Mitarbeitern gibt oder ein Mitarbeiterjahresgespräch. Vielleicht hast Du aber auch eingeführt, dass Du jeden Mitarbeiter kurz am Montag für 10 Minuten sprichst, wie das Wochenende war, was diese Woche ansteht und wo es Herausforderungen und Informationsbedarf gibt.
  • Wunsch des Mitarbeiters. Nicht nur Führungskräfte sehen Kommunikationsbedarf, auch Deine Mitarbeiter wollen idealerweise regelmäßig mit Dir sprechen. Sie kommen mit Wünschen nach Arbeitsmaterial, Verantwortlichkeiten und Entscheidungsspielraum, Gehalt, Karriere, Kollegen, privaten Anliegen usw.

Wie Du diese Anlässe perfekt nutzt, um die richtigen Gewohnheiten bei Gesprächen zu programmieren, zeigt der folgende Schaukasten.

Tipp: Von Anlässen zu Gewohnheiten
Wichtig ist, dass Du Mitarbeitergespräche zu einer regelmäßigen Gewohnheit im Arbeitsalltag machst. Nur so kannst Du Ziele wie Mitarbeiterentwicklung, gute Beziehungen und Verbesserung der Zusammenarbeit schnell und nachhaltig erreichen. Die obige Liste kann Dir dabei gut helfen. Sie zeigt Dir eine Menge an Anlässen für Mitarbeitergespräche. Nutze diese Anlässe als automatische Trigger, die Mitarbeitergespräche auslösen. Das wird dann schnell zur Gewohnheit. Sobald so ein Ereignis eintritt, findet dann automatisch ein fokussiertes Gespräch mit Deinen Mitarbeitern statt. Dieses Gespräch wird oft kurz und wirkungsvoll sein. Damit programmierst Du Deine Mitarbeiter und Dich auf erfolgreiche Gespräche und machst sie zum Teil Eurer Führungskultur. Auch Werbung versucht oft Konsumverhalten mit äußeren Auslösern als Trigger zu verknüpfen. Ein Beispiel ist der Slogan: „… der Tag geht … Johnnie Walker kommt“ Damit soll bei den Konsumenten der Abend zum automatischen Trigger für den Konsum des beworbenen Produktes werden. Allerdings sind die Folgen dieser Programmierung vermutlich weniger positiv als die einer sinnvoll programmierten Gesprächskultur am Arbeitsplatz.

Der nächste Abschnitt zeigt Dir, wie Du ein Mitarbeitergespräch optimal vorbereitest.

Ein Mitarbeitergespräch vorbereiten

Wie kannst Du optimal ein Mitarbeitergespräch vorbereiten? Zunächst gibt es allgemeine Erfolgsfaktoren. Ein gutes Mitarbeitergespräch braucht als Grundlage eine gute Beziehungsqualität zwischen Führungskraft und Mitarbeiter. Idealerweise hast Du anhand der vorangehenden Kapitel bereits Beziehungen mit Deinen Mitarbeitern aufgebaut, die von wechselseitiger Sympathie und Vertrauen geprägt sind.
Zusätzlich solltest Du die Regeln für wirkungsvolles Lob und konstruktive Kritik kennen sowie Zuhörertechniken und Fragetechniken beherrschen. Auch diese Techniken kennst Du bereits aus den vorangehenden Kapiteln. Das alles ist sicher die anspruchsvollste und langfristigste Vorbereitung, die Du für erfolgreiche Mitarbeitergespräche unternehmen kannst.

Neben diesen allgemeinen Erfolgsfaktoren gibt es noch ein paar andere spezifische Erfolgsfaktoren, die zur Vorbereitung gehören:

  1. Organisiere den Ablauf gut, indem Du für ausreichend Zeit, einen ungestörten Kontext (je nach Anlass z.B. Cafeteria oder kleiner Besprechungsraum) und rechtzeitige und zielgerichtete Information des Mitarbeiters sorgst. So hat auch der Mitarbeiter Zeit, sich vorzubereiten und das Gespräch ist effektiver. Manchmal möchten Führungskräfte aus taktischen Gründen ihre Mitarbeiter überrumpeln und sagen nicht, worum es wirklich geht. Das ist aber nicht günstig für die langfristige Beziehung. Denke in jedem Gespräch daran, dass Du damit zukünftige Gespräche erleichtern kannst. Als Ort empfiehlt sich ein neutrales Gebiet, also nicht Dein Büro, denn das ist Dein Revier, betont Deine Macht. In der Regel möchtest Du eine entspannte Atmosphäre, damit sich Dein Gegenüber möglichst öffnet und authentisch kommuniziert. Vielleicht gibt es so etwas wie eine Couchecke mit kleinem Tisch, bei der man ums Eck sitzen kann?
  2. Definiere Deine Ziele, bevor Du in ein Gespräch gehst. Was willst Du erreichen und was möchtest Du auf keinen Fall als Ergebnis? Wie in jedem Gespräch bist Du viel erfolgreicher im Mitarbeitergespräch, wenn Du vorher genau weißt, was Deine Ziele sind und darauf achtest, dass Du diese auch erreichst. Vielleicht schreibst Du die Ziele sogar in einem kleinen Leitfaden auf, den Du mit zum Gespräch nimmst. Diese Ziele machen Dich von innen fest und stark. Wenn Du Deine Ziele genau kennst, wirst Du von außen oft flexibel und weich wirken, Du hast aber einen festen Kern (Deine Ziele) der Dich immer wieder in die gewünschte Richtung leitet. Stelle es Dir vor wie ein Bambusrohr, das sich biegt – aber immer wieder in seine Postion zurück-federt.
  3. Zudem solltest Du die Informationen parat haben, die den Hintergrund des Gespräches bilden. Hole Dir die genauen Informationen zum Mitarbeiter (Arbeitssituation, Familie, letzte Projekte, besondere Vorkommnisse), sieh Dir die Unterlagen vom letzten größeren Gespräch an (Diskussionspunkte, Reaktionen des Mitarbeiters). Es geht um einen Projektstart? Dann kenne die Rahmenbedingungen, Herausforderungen und Erfolgsfaktoren des Projektes. Es geht um einen Konflikt? Dann sprich mit allen Beteiligten, hole Dir verschiedene Perspektiven und arbeite Dich ein.
  4. Bereite Dich auf Reaktionen des Mitarbeiters vor. Was machst Du, wenn er zu bestimmten Punkten unerwartet reagiert, ablehnt etc.? Wie gehst Du konkret vor, wenn es Einigkeit zu Punkten gibt? Oft hast Du bereits einige Zeit mit der Person verbracht, konntest beobachten und zuhören. Du kennst daher die Persönlichkeit und kannst Dich jetzt darauf einstellen.

Ich weiß, das kostet alles Zeit. Scheinbar viel Zeit. Nur wird es Dich noch viel mehr Zeit kosten, wenn die Gespräche mit Deinen Mitarbeitern nicht stattfinden, wirkungslos sind oder sogar schädliche Wirkungen entfalten. Das zeigt der Schaukasten

Tipp: Investiere – und hole die Rendite
Oft hilft es auf die Alternative zu blicken, um Ansätze zu bewerten. Was ist die Alternative zu guter Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen? Wenn Du bei wichtigen Gesprächen unvorbereitet bist, erreichst Du Deine Ziele nicht und schadest der Beziehung zum Mitarbeiter, denn er wird das als geringe Wertschätzung und mangelndes Interesse wahrnehmen. Dein Gespräch bliebt nicht nur wirkungslos, sondern kann dann sogar schädlich sein.

Die gute Vorbereitung eines Mitarbeitergespräches lohnt sich also. Betrachte sie als eine Anfangsinvestition. Und wenn Du die oben genannten Punkte einmal sorgfältig umsetzt, dann kannst Du das Meiste im nächsten Gespräch mit der selben Person wieder gut brauchen und der Aufwand wird dann sehr überschaubar. Du kennst dann Deine Ziele bei der Person, weißt die relevanten Informationen und kennst die zu erwarteten Reaktionen. Den Ablauf, zu dem Du Dir bei Deinen ersten Mitarbeitergesprächen noch viele Gedanken gemacht hast, wirst Du dann weitgehend unbewusst automatisch richtig gestalten.

Und sind wir ehrlich: Die meisten der oben zur Vorbereitung genannten Punkte solltest Du als Führungskraft ohnehin gut vorbereitet haben: Weil Du idealerweise mittendrin bist in der Arbeit mit Deinem Team, Deine Ziele kennst, Mitarbeiter und ihre Reaktionen beobachtest, ihre Motive und Wünsche kennst, Fragen stellst, zuhörst. Diese Investition kann und sollte also parallel im Arbeitsalltag stattfinden. Du brauchst dann kaum extra Zeit nebenbei zu nehmen. Sie lohnt sich und spart Dir letztlich viel Zeit als Führungskraft. Verzichte nicht auf diese Rendite.

Du kennst jetzt die Ziele und typischen Situationen für Mitarbeitergespräche und weißt, wie Du Dich gut darauf vorbereitest. Wie aber führst Du erfolgreich ein Mitarbeitergespräch? Diese entscheidende Frage klärt der folgende Abschnitt.

Wie sollte man ein Mitarbeitergespräch führen?

O.k. das Gespräch ist gut vorbereitet, Du kennst Deine Ziele, hast die relevanten Informationen und die Situation ist ungestört. So kannst Du jetzt das Mitarbeitergespräch führen:

  1. Du stellst einen guten persönlichen Kontakt her durch freundliche Begrüßung mit Namen, Fragen zum Befinden und Small-Talk. Achte auf die richtige Körpersprache. Meist wird eine offene Körpersprache (keine verschränkten Arme oder Beine), freundlich zugewandt, sinnvoll sein. Reduziere auch Barrieren zwischen Dir und Deinen Mitarbeitern im Gespräch, wie etwa einen wuchtigen Schreibtisch oder ein aufgeklapptes Notebook in der Blicklinie. Achte auch darauf, nicht direkt gegenüber zu sitzen, das wirkt oft konfrontativ. Vielleicht sitzt Du seitlich an einem Tisch, so dass ihr gemeinsam auf Unterlagen blicken könnt oder etwas gemeinsam skizzieren könnt.
  2. Um das Gespräch jetzt in die richtige Bahn zu bringen, nennst Du kurz das übergeordnete Thema ggf. auch schon Ziel. Deine ganzen anderen Ziele im Gespräch nennst Du hier noch nicht, das verwirrt nur und schadet. Du kennst sie aber und behältst sie das ganze Gespräch über im Auge, bis der richtige Zeitpunkt kommt.
  3. Gerne eröffnest Du das Gespräch mit einer gezielten offenen Frage, lasse Deine Mitarbeiter die meiste Zeit selbst reden, steuere eher mit Fragen.
  4. Wenn Du sprichst, beginne mit positiven Inhalten. Das zeigt Deinen Mitarbeitern, dass Du sie wohl-gesonnen und ausgewogen siehst. Damit steigerst Du ihre Akzeptanz auch für kritische Punkte.
  5. Kritische Punkte nennst Du möglichst konkret als Beobachtung und Tatsache. Abstrakte Formulierungen wie „ungenügende Leistungen, die besser sein könnten“ solltest Du meiden. Das erleben Menschen leicht als ungerechtfertigten Vorwurf. Vermeide auch moralische Bewertungen (schlimm, faul, aggressiv etc.) aber unterlasse auch ganz klar jede falsche Beschönigung. Schildere konkret was die Auswirkungen dieser kritischen Punkte sind und wie Du Dich als Führungskraft damit fühlst. Gegen Gefühle kann man nicht argumentieren.
  6. Lass den betreffenden Mitarbeiter selbst vorschlagen, wie er die Herausforderungen lösen möchte und höre Dir das genau an. Wenn Du nicht zufrieden bist, frage direkt, wie er an Deiner Stelle auf diese Antworten reagieren würde. So erreichst Du im Idealfall eine Perspektivübernahme.
  7. Vereinbare Ziele für weitere Schritte gemeinsam mit dem Mitarbeiter, die möglichst konkret, messbar, realistisch und mit einem festen Zeitpunkt zur Erreichung versehen sind. Damit Dein Mitarbeiter die Ziele akzeptiert und sie auch zu seinen eigenen Zielen werden, ist es wichtig, den Mitarbeiter in die Entwicklung der Ziele eng einzubinden und zu beteiligen.
  8. Gib dem Mitarbeiter Gelegenheit nochmal eigene Fragen zu äußern bzw. Informationen weiterzugeben „Gibt es sonst noch Dinge, die Dich aktuell beschäftigen, Du gerne mit mir ansprechen würdest oder die für mich wichtig sein könnten?“
  9. Wiederhole im Idealfall die wesentlichen Punkte aus dem Gespräch, um ein gemeinsames Verständnis sicher zu stellen. Mach nach jedem Punkt eine Pause und blicke Dein Gegenüber an. Häufig kommt noch eine wichtige Information dazu.
  10. Schließe das Gespräch möglichst mit positiven Gefühlen für beide, lobe (z.B. das Gesprächsverhalten, die Anstrengung, die Vorbereitung des Mitarbeiters), setze Small-Talk ein.

Gerne fertigst Du nach dem Gespräch eine kleine Notiz dazu an mit den wesentlichen Ergebnissen und sendest diese per Email auch an den Mitarbeiter (möglichst zeitnah).

Tipp: Eine wirksame Gesprächskultur herstellen
Dieses beschriebene Muster ist zeitlich sehr flexibel. Du kannst es für längere Gespräche nutzen aber auch gut verdichten für kurze Gespräche von wenigen Minuten. Die Schritte laufen dann wie im Zeitraffer ab. Beispielsweise wirst Du den guten Kontakt dann in bestimmten Situationen mit bestimmten Mitarbeitern schon mit einem Satz herstellen. Die Ziele für weitere Schritte vereinbaren Deine Mitarbeiter mit Dir dann in manchen Situationen in einem kurzen Wortwechsel. Wichtig ist, dass Du Dir das Muster als inneres Modell angewöhnst. Du wirst einzelne Punkte dann intuitiv und flexibel mal kurz oder länger machen, vielleicht auch einmal ganz weglassen – je nachdem, wie es die Situation erfordert. Und das Wichtigste: Deine Mitarbeiter werden sich ganz automatisch das Muster auch angewöhnen. Einfach dadurch, dass Du es mit ihnen regelmäßig praktizierst. Du schaffst damit eine sehr wirkungsvolle Gesprächskultur, die unglaublich schnell und effektiv abläuft.

Fazit: Insgesamt ist das Mitarbeitergespräch ein mächtiges Führungsinstrument. Idealerweise festigt es Deine Beziehung zu Mitarbeitern, entwickelt diese, verhilft zu rechtzeitigen wichtigen Informationen und macht die Arbeit und ihre Umgebung für alle Beteiligten besser. Dann wird es zu einem wichtigen Erfolgsfaktor bei der Führung. Zentral dafür ist aber, dass Du als Führungskraft dieses Instrument wirklich perfektionierst und zu einer regelmäßigen Gewohnheit im Arbeitsalltag werden lässt. Zu viele Führungskräfte sehen Mitarbeitergespräche als lästige Pflicht, erkennen nicht die Potenziale und nutzen das Instrument nicht oder falsch. Sei anders.

Der letzte Abschnitt gibt Hinweise für Bücher zur weiteren Vertiefung.

Das Mitarbeitergespräch: Literatur und Bücher

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