Gute Fragen stellen in der Führung: Fragetechniken, die wirken

Nicht umsonst heißt es: „Wer fragt, der führt!“ Gute Fragen sind ein wirkungsvolles Werkzeug der Kommunikation. Das gilt ganz besonders für Führungskräfte.
Nur: Wie fragt man richtig, welche Fragetechniken sind bei der Führung wirksam? Welche Eigenschaften hat eine gute Frage? Welche Arten von Fragen gibt es? In welchen Situationen helfen Fragen bei der Mitarbeiterführung? Das zeigt Dir dieses Kapitel. …

Fragen gut stellen: Fragetechniken, Körpersprache und Fragearten als wirksames System

Ziele von Fragen

Ob eine Frage gut oder schlecht ist, liegt letztendlich am Ziel des Fragestellers. Folgende Ziele kannst Du mit Fragen erreichen:

Du möchtest einfach möglichst rasch unverfälschte Informationen gewinnen? Es geht gerade darum, das Gegenüber nicht zu beeinflussen. Entsprechend nennt man diese Art der Gesprächsführung auch nondirektives Gespräch. Das ist beispielsweise in der Marktforschung typischerweise ein Ziel. Auch in Führungssituationen geht es tatsächlich oft darum, unverfälschte und aktuelle Informationen zu extrahieren. Damit gewinnst Du die Informationsgrundlage, die Du für gute Entscheidungen brauchst und kannst handeln bevor alle anderen die relevanten Informationen haben.

Andererseits möchtest Du oft auch mehr als nur Information mit Fragen erreichen. Du willst Menschen lenken. Hier haben Fragen eine wichtige Funktion. Sie lenken subtiler und sind sozial akzeptierter als direkte Befehle und Anordnungen. Es gibt Führungskräfte, die nahezu nie jemandem direkt eine Anweisung geben, sie stellen scheinbar nur Fragen. Letztlich ist das natürlich ein manipulativer Fragestil, den man ähnlich in Verkaufsgesprächen oder bei politisch motivierter Gesprächsführung und Indoktrination findet. Ein Beispiel: „Nächste Woche kommt ja der Firmeneigentümer aus den USA. Was haben Sie unternommen, damit der Aufenthalt ein voller Erfolg wird?“ Vielleicht möchtest Du auch, dass ein Mitarbeiter sich selbst Arbeitsaufträge gibt: „Was könnten Sie noch beitragen, damit der Besuch erfolgreich für unseren Standort läuft?“

Ein drittes Ziel von Fragen ist, andere zum Denken anregen. Mit Fragen kannst Du Gesprächspartner anregen, ihre Perspektive zu ändern, auf Dinge zu achten, die sie übersehen haben, auf Auswirkungen zu achten, die ihr Verhalten auf andere hat. Die Aufmerksamkeit Deiner Mitarbeitern soll sich auf ein Thema richten. Fragen sind damit ein hervorragendes Instrument, um das Denken Deiner Gesprächspartner zu beeinflussen. Damit kannst Du ihnen beispielsweise helfen, selbst Probleme zu lösen. Nicht umsonst arbeitet man im Coaching und Psychotherapie auch intensiv mit Fragetechniken.

Fragen helfen Dir also viel mehr, als nur beim Gewinnen von Informationen.

Um Fragen wirkungsvoll zu stellen, kommt es auf Deine Körpersprache an. Das zeigt der folgende Schaukasten.

Gut Fragen stellen: Körpersprache

Um gut Fragen zu stellen, solltest Du Deine Körpersprache einsetzen. Wichtige Aspekte sind:

  • Dem Gesprächspartner zugewandt, nicht abgewandt. Dazu zählt auch der Blickkontakt.
  • Eine offene Körpersprache, also keine verschränkten Arme oder Beine, kein starkes Zusammenkneifen der Augen. Gut ist auch, wenn Dein Mund leicht entspannt offen ist. Das signalisiert „Das Gespräch ist noch nicht zu Ende.“
  • Orientierung des Körpers eher nach vorne, kein distanziertes Zurücklehnen.
  • Förderlich sind bekräftigende Signale wie Nicken oder ein interessiertes Anheben der Augenbrauen.
  • Deine Handflächen sollten sich beim Fragen eher nach oben orientieren, nicht nach unten. Nach unten gedrehte Handflächen sind eher Dominanzverhalten, nach oben bedeutet aber „Ich möchte etwas haben!“ – in dem Falle Antworten.

Wie sehen jetzt ganz konkret gute Fragen aus? Dazu geht es im nächsten Abschnitt weiter.

Gute Fragen: Eigenschaften und Regeln

Welche Eigenschaften haben gute Fragen? Natürlich hängt es letztlich vom beabsichtigten Ziel ab, ob eine bestimmte Frage zweckmäßig ist. Dennoch gibt es ein paar Merkmale guter Fragen, die als Regel gelten. Die Abbildung zeigt den Überblick.

Gute Fragen: Diese Regeln sorgen für die richtigen Eigenschaften

Du solltest diese Regeln für Fragen beachten:

  • Einfach. Alles, was Fragen kompliziert und missverständlich macht, solltest Du unterlassen. Packe nur einen Inhalt in eine Frage. „Was waren die wichtigsten Gründe bei uns anzufangen und was wäre die Alternative gewesen?“ ist beispielsweise keine gute Frage, da sie eigentlich zwei Fragen beinhaltet. Ziel ist es kurze, einfache Sätze zu verwenden, möglichst ohne Fremdwörter. Nutze die Sprache Deiner Gesprächspartner.
  • Neutral. Gute Fragen sind wertneutral und vermeiden moralisch besetzte Begriffe wie Gleichberechtigung, Freiheit, Fortschritt, Verbesserung. Ansonsten besteht die Gefahr das Antwortverhalten zu verzerren. Schlechte Fragen geben Antworten oft schon vor oder suggerieren scheinbar „richtige“ und erwünschte Antworten.
  • Eindeutig. Fragen sollten keine mehrdeutigen Begriffe enthalten und unspezifische, verallgemeinernde Worte vermeiden wie „oft, häufig, gelegentlich“. Anstatt jemanden zu fragen „Haben Sie an alles gedacht, damit der Besuch des Eigentümers nächste Woche gut läuft?“ frage lieber „Was haben Sie ganz konkret unternommen, damit der Besuch des Eigentümers nächste Woche erfolgreich für uns läuft?“.
  • Durchdringend. Manche Fragen lassen sich leicht abbügeln. Auf die Fragen „Wie geht’s?“ oder „Was macht die Arbeit?“ wirst Du oft nur ein „passt“ oder „läuft“ hören. Mache Deine Fragen konkret und fokussiert, etwa „An was arbeitest Du diese Woche?“ Diesen Fragen kann man nicht leicht ausweichen, sie dringen durch.
  • Akzeptiert. Fragen solltest Du immer so formulieren, dass Deine Gesprächspartner sie akzeptieren. Auf jeden Fall ist der Eindruck eines Verhörs zu vermeiden. Akzeptanz fehlt vor allem bei stigmatisierten Themen, bei denen Mitarbeiter ggf. nicht ehrlich antworten, sondern so antworten, wie sie glauben, dass Du als Führungskraft das gerne hörst. Eine Möglichkeit kann sein, die Frage projektiv zu stellen, also den Betreffenden seine eigenen Empfindungen auf andere Personen projizieren zu lassen. Ein Beispiel: „Jetzt mal ganz abgesehen von Ihnen – was denken Sie, wie insgesamt in der Belegschaft die Stimmung zum neuen System der Leistungserhebung ist?“ Eine andere Art sensible Information abzugreifen ist, die Frage in einen erklärenden Kontext einzubetten. Auch hier ein Beispiel: „Als Führungskraft bin ich verantwortlich, dass es bei uns rund läuft, auch im zwischenmenschlichen Miteinander. Frau Wenke und Sie haben sich immer gut verstanden, ich habe sie immer gemeinsam beim Mittagessen gesehen. Diese Woche haben Sie immer getrennt gesessen und es war sehr laut am Montag bei Ihnen im Büro. Deswegen frage sich Sie mal ganz direkt: Was ist passiert?“
  • Abgesichert. Gute Fragen sind mit einem Backup abgesichert. Wozu braucht man das? Nicht immer bekommt man eine Antwort oder die gewünschte Information bzw. Wirkung der Frage. Dieses Backup kann idealerweise eine andere Frage sein, die Du hinterherschiebst, um die gewünschte Information zu bekommen. Das Backup kann auch eine humorvolle Reaktion sein, wenn keine Antwort kommt. Auf jeden Fall solltest Du nicht in die Situation kommen, dass peinliches Schweigen besteht und Du nicht weiter weißt.

Jetzt kennst Du die entscheidenden Regeln, auf die es ankommt, um gute Fragen zu stellen.

Es gibt immer wieder typische Situationen bei der Führung, in denen Dir Fragen weiterhelfen werden. Diese Situationen zeigt Dir der nächste Abschnitt.

Mit Fragen führen: Situationen

Wann sollte man Fragen als Führungskraft einsetzen? Wie kann man mit Fragen wirkungsvoll führen? Das zeigt dieser Abschnitt.

Setze Fragen in folgenden Situationen bei der Mitarbeiterführung ein:

  • Du brauchst eine sensible Information, die jemand nicht von sich aus liefert. Mit Fragen kannst Du die Person dazu bringen, Dir die Informationen mitzuteilen.
  • Dich interessiert das Fachwissen oder kreative Potenzial von jemandem. Mit Fragen kannst Du dieses Wissen abschöpfen und für Dich zugänglich machen.
  • Du möchtest Mitarbeiter einbinden in Entscheidungen. Mit Fragen bringst Du sie dahin, ihre Perspektiven und Ideen zu erläutern und mitzudenken.
  • Jemand ist unsensibel für eine Problematik. Mit Fragen kannst Du Denken anregen, einen Impuls geben, die Perspektive erweitern (etwa auf die der Führungskraft, eines Kollegen oder eines Kunden).
  • Dein Gesprächspartner neigt dazu, sich nichts direkt vorschreiben lassen zu wollen und reagiert empfindlich auf Anweisungen. Mit Fragen kannst Du diese Person subtil lenken, dazu anregen, in die gewünschte Richtung zu denken und sich (scheinbar) selbst die gewünschten Aufträge zu geben.
  • Du möchtest Deine eigene Führungskraft führen. Mit Fragen lenkst Du die Aufmerksamkeit, Denkrichtung und letztlich die Entscheidungen Deiner Führungskraft, ohne dass sie es als unangemessene Einmischung von unten erlebt.
  • Gute Beziehungen mit Deinen Mitarbeitern, Sympathie und Vertrauen sind Dir wichtig. Mit Frage zeigst Du Interesse an deinen Mitarbeitern und Wertschätzung. Und Du erfährst Privates. Das alles hilft Dir, gute Beziehungen aufzubauen.
  • Eine Veränderung steht an und Du möchtest, dass Mitarbeiter selbst die Notwendigkeit erkennen und sich Gedanken machen, wie man die Herausforderungen erfolgreich meistert. Anstatt die Veränderung als Führungskraft zu diktieren (was oft dazu führt, dass Mitarbeiter diese innerlich ablehnen), macht es Sinn, die Herausforderung zu schildern und Mitarbeiter mit Fragen anzuregen, sich Gedanken zum erfolgreichen Umgang mit der Situation zu machen.

Fragen bieten Dir als Führungskraft also jeden Tag viele Chancen, um mehr Wirkung bei Deinen Mitarbeitern zu entfalten. Nicht umsonst sagt man: „Wer fragt, der führt.“ Nur machen sich die meisten, die das hören, keine Vorstellung, wie wahr das ist. Das zeigt der Schaukasten an einem Beispiel. Ein Telefonverkäufer führt einen Kunden mit Fragen.

Beispiel: Führung durch Fragen beim Telefonverkauf

Fragen sind also ein wichtiges Instrument der Führung.

Im folgenden Abschnitt geht es um wichtige Arten von Fragen.

Fragetechniken: Wichtige Arten von Fragen

Welche Fragen bzw. Fragetechniken stehen Dir als Führungskraft zur Verfügung? Hier die wichtigsten Arten von Fragen:

Geschlossene Fragen. Die grundlegendste Unterscheidung bei Fragen ist, ob diese offen oder geschlossen sind. Geschlossene Fragen bieten nur wenig Freiraum bei den Antworten, sondern haben ein sehr begrenztes Universum an möglichen Antworten. Ein Beispiel: „Haben Sie den Kunden bereits über die Verzögerung im Projekt informiert?“. Geschlossene Fragen setzen Führungskräfte ein, wenn der Informationsbedarf akut und sehr spezifisch ist. Häufig geht es auch darum, eine konkrete Handlung bzw. Entscheidung auszulösen. Ein Alltagsbeispiel ist die Frage einer bekannten Burgerkette bei der Bestellung: „Mit Käse?“. Alleine mit dieser Frage werden weltweit im Jahr Millionen Umsatz hergestellt.

Alternativfragen. In Form von Alternativfragen setzt man geschlossene Fragen ein, um jemanden zur Wahl zwischen vorgefertigten Alternativen zu „zwingen“. Ein Beispiel: „Wollen Sie uns alle zwei Wochen über den Stand im Projekt informieren – oder reicht einmal im Monat?“. Ein Alltagsbeispiel ist eine Bedienung im Hotel, die beim Frühstück fragt „Wünschen Sie Ihr Ei weich oder eher hart?“. Die Entscheidung, ob man überhaupt ein Ei möchte, wird so übersprungen – nur Gäste, die auf keinen Fall ein Ei möchten, werden das jetzt ansprechen.

Offene Fragen. Diese bieten nahezu unbegrenzte Antwortmöglichkeiten an. Typischerweise beginnen diese Fragen mit Fragewörtern wie wer, wann, was, warum, wozu usw. Daher nennt man diese Fragen auch W-Fragen. Offene Fragen benutzen Führungskräfte, wenn die Information noch unstrukturiert ist und sie breit explorieren wollen.

Hypothetische Fragen. Sie dienen dazu, die Perspektive von Menschen zu öffnen oder sie in bestimmte Entscheidungsrichtungen zu schieben. Sie sind im Konjunktiv formuliert. Ein paar Beispiele: „Angenommen wir beide stellen jetzt mal die Welt auf den Kopf und Sie würden der Versetzung an den anderen Standort zustimmen. Was könnte dann schlimmstenfalls passieren?“ oder „Wenn Sie Ihr Ziel erreicht haben, woran würden Sie das merken?“

Ressourcenorientierte Fragen. Damit richtest Du die Aufmerksamkeit des Gegenübers auf Personen und andere Aspekte, die bei einer Herausforderung helfen können. „Wer könnte Dir bei dieser Herausforderung helfen?“ oder „Welche Stärken kannst Du in dieser Situation einsetzen?“

Suggestivfragen. Mit ihnen lenkst Du den Befragten in eine beabsichtigte Richtung. Es geht Dir vielleicht darum, ein Ziel zu erreichen und festgefahrene Situationen aufzulösen. Ein Beispiel: „Wann passt es nächste Woche bei Ihnen mal überhaupt nicht für ein Treffen?“. Subtil ist hier bereits ein Treffen vorgegeben, es gibt kein „nein“ auf diese Frage. Eine direktere Art der Suggestivfrage ist eine die Antworten fast vorgibt nach dem Motto „Finden Sie nicht auch, dass…“.

Zirkuläre Fragen. Mit diesen Fragen animierst Du Personen zur Übernahme der Perspektive anderer Menschen. Beispiele sind „Was würde Ihnen Ihr ehemaliger Chef hier raten?“ oder „Was glauben Sie, dass der Kunde jetzt von uns denkt?“.

Paradoxe Fragen. Wie der Name schon sagt, lenken sie das Denken zunächst in eine Richtung, die man eigentlich gar nicht will. Sie helfen aber damit oft das Denken aufzulockern und zu erweitern, Lösungsansätze zu finden, indem man vom Gegenteil ausgeht. Zwei Beispiele: „Angenommen wir wollen auf jeden Fall maximalen Konflikt im Team. Welche Personen nehmen wir dann auf?“ oder „Was müsste passieren, damit sich der Kunde endgültig von uns trennt?“.

Das sind die wesentlichen Fragetypen, die Du als Führungskraft wirklich kennen solltest. In Marktforschung, Psychotherapie und Coaching gibt es eine ganze Menge weiterer spezialisierter Fragetypen. Teilweise ist die Etikettierung von Fragen als neue Typen und die Erfindung ständig neuer Arten von Fragen bereits inflationär. Das schafft mehr Verwirrung als Nutzen. Vielleicht noch hervorzuheben sind wachstumsorientierte Fragen, die darauf zielen Entwicklung von Mitarbeitern zu fördern. Ein Beispiel dafür: „Was nehmen Sie für sich aus diesem Projekt mit, was haben Sie gelernt für Ihre Zukunft?“

Als nächstes folgen Tipps, wie Du lernst, gut Fragen zu stellen.

Tipps: Fragen stellen lernen

Wie kannst Du lernen, erfolgreich Fragen zu stellen? Du siehst an den Inhalten in diesem Kapitel, dass gut Fragen zu stellen eine Kunst ist. Eine Kunst, die man nicht eben mal von heute auf morgen erlernt.

Beginne am besten mit Deiner Körpersprache, wenn Du Fragen stellst. Wenn diese nicht passt, untergräbst Du all Deine anderen Anstrengungen und irritierst Deine Gesprächspartner. Achte auf die Regeln aus dem Schaukasten mit Tipps in diesem Kapitel (z.B. bekräftigende Signale wie Nicken) und mache sie Dir zur Gewohnheit, wenn Du Fragen einsetzt.

Sobald Du Dir die richtige Körpersprache angewohnt hast, achte als nächstes auf die Fragetechniken aus diesem Kapitel – etwa darauf, eindeutige konkrete Fragen zu stellen.

Das Dritte Thema, das Du angehst, ist dann Deine Sensibilität für Situationen, in denen Fragen sinnvoll sind. Reagiert ein Mitarbeiter empfindlich auf direkte Anweisungen? Braucht Dein Team einen Impuls, um zum Mitdenken angeregt zu werden? Schärfe Deinen „Radar“, damit Du die Situationen besser erkennst, in denen Dir Fragen einen Vorteil bringen gegenüber klassischen Ansätzen.

Die Meisterschaft erreichst Du dann mit der vierten Stufe. Hier lernst Du die verschiedenen Arten von Fragen als System gezielt einzusetzen, um Deine Führungsziele zu erreichen.

Der letzte Abschnitt gibt Literaturhinweise zur weiteren Vertiefung.

Fragen stellen: Literatur

Aktuelle Literatur-Tipps zu Fragen und Fragetechniken.

Wo stehst Du jetzt bei Deinem Weg zur Meisterschaft der Führungstechniken? Du hast gelernt, Dich wirksam als Vorbild zu verhalten, Sympathie und Vertrauen herzustellen, zuzuhören und Fragen zu stellen. Das ist schon sehr viel. Was steht als nächstes an? Die folgenden Kapitel eigen Dir, wie Du wirksam Rückmeldung gibst. Wir beginnen mit einem Kapitel zum richtigen Loben. Es folgt ein Kapitel für kritische Rückmeldung, die Deine Mitarbeiter auch wirklich akzeptieren.