15. Mitarbeiterbefragung durchführen: Tipps und Erfolgsfaktoren

Eine Mitarbeiterbefragung kann entscheidende Informationen über Unternehmen und Mitarbeiter liefern. Auf dieser Informationsgrundlage können Führungskräfte wirksam handeln, um Motivation, Zufriedenheit und Mitarbeiterbindung zu steigern sowie Arbeitsbedingungen, Teamarbeit, Führung und Arbeitsabläufe zu verbessern.
Wir haben über 15 Jahre Erfahrung in Mitarbeiterbefragungen. Dieser kompakte Beitrag zeigt die entscheidenden Tipps für die Praxis und Erkenntnisse aus der Forschung. Er geht ein auf die Ziele, zeigt Arten und Formen der Mitarbeiterbefragung, arbeitet eine Definition heraus und grenzt Mitarbeiterbefragungen von anderen Ansätzen ab. Er diskutiert Vorteile und Nachteile, wie man ein Steuerungsteam aufbaut, Dos and Don’ts und zeigt ein Konzept zum Vorgehen. Zudem gibt es Anregungen zur Erhöhung der Teilnahme und Formulierung der Fragen. …

Mitarbeiterbefragungen sind einfacher und schneller möglich als je – aber es gibt auch wachsende Herausforderungen

Ziele einer Mitarbeiterbefragung

Eine Mitarbeiterbefragung ist meist kein Selbstzweck, sondern sie hat Ziele. Meist geht es dabei um das Gewinnen von Informationen als Basis für Entscheidungen.

Oft geht es bei diesen Entscheidungen um die Optimierungen im Umfeld der Mitarbeiter, wie etwa:

  • Teamarbeit verbessern und Teams entwickeln
  • Führung wirksamer gestalten und Führungskräfte entwickeln
  • Arbeitsgestaltung optimieren
  • Arbeitsbedingungen anpassen
  • Sicherheit erhöhen und Mitarbeiter schützen
  • ein gutes Betriebsklima herstellen
  • Ideen abzugreifen und Innovation zu fördern
  • Entwicklungsmaßnahmen besser auf Mitarbeiter ausrichten

Durch eine Verbesserung des Zustandes dieser Aspekte auf Basis der Mitarbeiterbefragung erhoffen sich Unternehmen auch Verbesserungen bei Zielen, die auf der Ebene der Mitarbeiter selbst liegen. Dazu gehören:

  • Akzeptanz von Entscheidungen
  • Unterstützung von Veränderungsprozessen herstellen
  • Beteiligung an Innovation
  • Zufriedenheit
  • Leistungsmotivation
  • Weiterbildung
  • Commitment
  • Bindung an den Arbeitgeber
  • Vertrauen in die Führungskraft
  • Entwicklung der eigenen Kompetenzen

Weitere Informationen, die Ziele einer Mitarbeiterbefragung sein können, sind Informationen über den Markt und die Kunden. Dazu befragt man die Mitarbeiter, die in Kundenkontakt stehen. Diese haben meist sehr viel Wissen über Kunden und Wettbewerber. Mit einer Befragung können Unternehmen dieses Wissen systematisch erschließen.

Mitarbeiterbefragungen finden dabei häufig im Kontext von Change-Management Verwendung.

  • Als Impuls, um auf den Ergebnissen Veränderungen begründet anzugehen.
  • Als Vorbereitung, um Wünsche und Sorgen sowie Veränderungsakzeptanz abzuklopfen.

Mitunter dient eine Mitarbeiterbefragung auch noch anderen Zielen: Unternehmen hoffen durch Befragungen ihre Mitarbeiter einzubinden und deren Zufriedenheit zu erhöhen – einfach durch die Tatsache, dass „sie gefragt werden“. Je nach Inhalten, die eine Mitarbeiterbefragung abfragt, können die Ziele sehr verscheiden sein. Oder man macht Mitarbeiterbefragungen, um gesetzlichen Pflichten zu entsprechen – etwa, wenn es um Befragungen zu Gefährdungen und Belastungen bei der Arbeit geht. Und traurig aber eine Tatsache: Mitunter finden Befragungen auch einfach nur statt, weil es die Konzernmutter oder ein Eigentümer es „wünscht“.

Die Ziele, die Unternehmen und Verantwortliche mit Mitarbeiterbefragungen verfolgen sind also so vielfältig wie die Unternehmen selbst. Daher gibt es auch sehr verschiedene Arten von Mitarbeiterbefragungen. Dazu der nächste Abschnitt.

Arten und Formen der Mitarbeiterbefragung

In den Unternehmen haben sich einige typische Arten der Mitarbeiterbefragung herauskristallisiert. Die Abbildung zeigt die westlichen Kriterien zur Abgrenzung der verschiedenen Arten.

Arten der Mitarbeiterbefragung: Dimensionen zur Abgrenzung

Hier eine systematische Übersicht der wichtigsten Formen.

Befragungen kann man nach der zeitlichen Frequenz abgrenzen.

  • Einmalbefragungen finden einmal statt. Häufig ist der Anlass ein bestimmtes Ereignis – etwa eine Unternehmensfusion, die vor einiger Zeit stattgefunden hat. Es handelt sich hier um eine Querschnittstudie.
  • Terminierte Befragungen finden in regelmäßigen Zeitabständen statt – etwa jedes Jahr. das Ziel ist hier meist Veränderungen und die Wirkung von Maßnahmen im Vergleich über die Messzeitpunkte festzustellen. Der wissenschaftliche Begriff ist hier Längsschnittstudie.
  • Pulsbefragungen finden in sehr kurzen Zeitfenstern (mitunter wöchentlich) bei kleineren Gruppen an Mitarbeitern (meist repräsentative Zufallsstichproben) statt. Unternehmen wollen damit schnelle erkennen, ob und wo sich in wesentlichen Aspekten etwas verändert. Beispielsweise sehen sie so schnell, wenn die Mitarbeitermotivation in einer bestimmten Abteilung auf einmal einbricht und können sich zeitnah darum kümmern.
  • Kontinuierliche Befragungen ermöglichen Mitarbeitern permanent Feedback zu bestimmten Themen zu senden. Eine typische Anwendung sind Interfaces mit denen Vertriebsmitarbeiter aktuelle Beobachtungen udn Informationen über Kunden und Wettbewerber systematisch in „Echtzeit“ weitergeben können.

Zudem kann man Befragungen nach den Teilnehmern abgrenzen.

  • Eine Vollerhebung versucht alle relevanten Mitarbeiter einzuladen. Dagegen arbeiten Teilerhebungen mit Stichproben an Mitarbeitern – etwa Zufallsstichproben, Quotenstichproben oder anderen Ansätzen.
  • Unternehmensweite Befragungen geben einen Überblick über die Situation im ganzen Unternehmen und erlauben einen Vergleich zwischen verschiedenen Bereichen, Abteilungen und Arbeitsgruppen. Viele Befragungen finden aber nicht unternehmensweit statt, sondern konzentrieren sich auf bestimmte Bereiche oder Arten von Mitarbeitern.

Ein weiterer naheliegender Aspekt, nach dem man in der Praxis Mitarbeiterbefragungen abgrenzt sind die abgefragten Themen. Typische Inhalte sind:

  • Eine Mitarbeiterzufriedenheitsbefragung tastet verschiedenste Bereich ab und vergleicht sie mit den Erwartungen der Mitarbeiter (Ist-Soll).
  • Die Betriebsklima-Analyse zeigt wie sich das emotionale Umfeld und Zusammenwirken im Team für Mitarbeiter darstellt.
  • Im Employee Exit Survey geht es darum, herauszufinden wer sich warum von einem Arbeitgeber trennt.
  • Dagegen geben Onboarding-Befragungen Informationen, wie die Einarbeitung und Integration von neuen Mitarbeitern läuft.
  • Führungskräfte-Feedbacks geben Führungskräften Aufschluss, wie ihr Verhalten wahrgenommen wird – im Extremfall in Form von 360-Grad-Feedbacks aus Perspektive von Mitarbeitern, Kunden, Partnern und der eigenen Führungskraft.

Letztendlich treten jedes Monat neue Begriffe und Formen der Mitarbeiterbefragung auf. Man könnte nach weiteren Gesichtspunkten abgrenzen, etwa ob schriftlich (online oder Papier) oder mündlich (persönlich oder telefonisch) befragt wird. Teilweise gibt es auch nondirektive Interviews mit offenen Fragen, die als Form der Mitarbeiterbefragung eingesetzt werden. Manche Firmen befragen ihre Mitarbeiter auch nicht einzeln und anonym, sondern in Fokus-Gruppen gemeinsam zu bestimmten Themen.

Daher ist es an dieser Stelle Zeit Grenzen zu ziehen: Wo hört eine typische Mitarbeiterbefragung auf und wo fängt etwas anderes an? Der nächste Abschnitt grenzt daher Mitarbeiterbefragungen von ähnlichen Ansätzen ab.

Definition von Mitarbeiterbefragung

Befragungen sind eine Methode der Informationsgewinnung. Außer den Verfahren der Befragung, zu denen die Mitarbeiterbefragung gehört, stehen noch Verfahren der Beobachtung zur Verfügung. Die Abbildung zeigt diese beiden großen Gruppen an Methoden der Datenerhebung.

Die Mitarbeiterbefragung ist eine Befragungsmethode

Der folgende Tipp geht auf den richtigen Mix aus Methoden der Befragung und der Beobachtung ein.

Praxistipps: Befragung und Beobachtung als Methodenmix

Mitarbeiterbefragungen sind also der Gruppe der Befragungsverfahren zuzuordnen. Eine wissenschaftliche Definition einer Befragung ist:

Eine Befragung ist gegeben, wenn Aussagen von Teilnehmern provoziert und aufgezeichnet werden.

Entsprechend breit kann man Mitarbeiterbefragungen definieren:

Eine Mitarbeiterbefragung ist gegeben, wenn Aussagen von Mitarbeitern provoziert und aufgezeichnet werden.

Befragungen selbst können sehr unterschiedlich aussehen. Das zwanglose Gespräch einer Führungskraft mit einem Mitarbeiter wird man aber meist nicht als Mitarbeiterbefragung bezeichnen. Daher bietet sich hier eine engere Definition an:

Klassische Mitarbeiterbefragungen sind systematische Befragungen von Mitarbeitergruppen mit standardisierten Instrumenten.

Systematisch sind Befragungen immer dann, wenn die Teilnehmer und Fragen nicht willkürlich ausgewählt werden.

  • Systematische Auswahl der Teilnehmer: Mitarbeiterbefragungen sind entweder Vollerhebungen, bei denen alle Mitarbeiter eingeladen werden oder Teilerhebungen, bei denen man nach bestimmten Verfahren Stichproben an Mitarbeitern auswählt.
  • Standardisierte Fragen und Antwortmöglichkeiten: Mitarbeiterbefragungen verwenden in der Regel die gleichen Fragen bzw. Abläufe von Fragen für mehrere Teilnehmer. Das stellt eine Vergleichbarkeit der Ergebnisse her – etwa über unterschiedliche Abteilungen oder Bereiche hinweg oder zu den Ergebnissen aus dem Vorjahr. Die Fragen haben in der Regel nahezu alle vordefinierte Antwortmöglichkeiten und werden online oder auf Papierbögen beantwortet. Auch das dient der einfachen Auswertung und Vergleichbarkeit der Ergebnisse.

Eine Sonderform der Mitarbeiterbefragung ist das systematische Führen von persönlichen Interviews mit Mitarbeitern. Das Vorgehen und die Auswertung sind dabei sehr aufwändig. Der Ansatz eignet sich für unstrukturierte Spezialthemen, bei denen es keine brauchbaren fertigen Instrumente gibt.

Die folgende Abbildung zeigt nochmal präzise, wie eine typische Mitarbeiterbefragung aussieht.

Eine Mitarbeiterbefragung hat meist eine typische Konfiguration aus Befragungsformen (angelehnt an Neumann, 2003a)

Eine typische Mitarbeiterbefragung…

  • nutzt digitale Medien (Online-Erhebung), in Ausnahmefällen Papierbögen,
  • fragt eines oder mehrere inhaltliche Themen ab,
  • nutzt festgelegte Fragen,
  • gibt die Antwortmöglichkeiten vor bis auf wenige offene Fragen zur Ergänzung,
  • fragt Themen direkt ab (nutzt keine indirekten Messungen wie IAT oder projektive Verfahren) und
  • befragt die Mitarbeiter einzeln und anonym.

Im nächsten Abschnitt geht es um Vorteile und Nachteile von Mitarbeiterbefragungen.

Vorteile und Nachteile der Mitarbeiterbefragung

Mitarbeiterbefragungen sind ein Instrument zum Gewinnen von Informationen mit bestimmten Vorteilen und Nachteilen. Es geht darum, das Instrument sinnvoll im Zusammenspiel mit anderen Instrumenten einzusetzen und die Stärken zu nutzen.

Was sind die Vorteile einer Mitarbeiterbefragung, wann sollte man sie einsetzen?

  • Befragungen verschaffen Zugang zu Themen, die sich nicht oder nur schwer beobachten lassen, etwa Gedanken und Einstellungen.
  • Positiv ist auch, dass Befragungen schnell aufzusetzen und durchzuführen sind.
  • Die Einstiegskosten sind gering.
  • Die rechtlichen und bürokratischen Hürden für Befragungen sind niedriger als für viele andere Formen der Informationsgewinnung – etwa Beobachtungsmethoden.
  • Die Auswertung von Befragungen ist meist einfach und unkompliziert, insbesondere bei fertigen Fragebögen.

Welche Nachteile von Mitarbeiterbefragungen gilt es zu beachten?

  • Ein großer Teil des Verhaltens von Menschen findet unbewusst und automatisch statt. Dazu können Mitarbeiter schwer Antworten geben.
  • Auch bewusste Inhalte spiegelt eine Befragung nur subjektiv wieder. Ein Beispiel: Mitarbeiter hatten jahrelang einen Chef, der seine Mitarbeiter überhaupt nicht informiert hat – die Information und Kommunikation des neuen Chefs wird auf jetzt in einer Befragung natürlich super bewertet.
  • Bei einer Befragung sind sich die Personen über die Befragungssituation bewusst und ändern ggf. ihr Verhalten und ihre Antworten (Reaktivität) – etwa um bestimmte Ziele zu erreichen.
  • Insbesondere bei Onlinefragebögen ergibt sich die Problematik, dass wenig Kontrolle über die Situation besteht, in der Personen ausfüllen (vor dem Fernseher in hohem Tempo, gemeinsam mit dem Ehepartner?).
  • Zudem ist die Teilnahme oft gering. Das macht die Interpretation der Ergebnisse schwer, wenn beispielsweise nur 40% aller eingeladenen Mitarbeiter eine Umfrage tatsächlich vollständig beantworten.

Mitarbeiterbefragungen können also Potenziale erschließen, sind aber kein Selbstläufer. Es gibt Risiken und Herausforderungen. Daher ist ein professioneller Ablauf entscheidend. Diesen zeigt der nächste Abschnitt.

Mitarbeiterbefragung durchführen: Ablauf und Phasen

Mitarbeuterbefragungen sollten einem klaren Ablauf folgen, den die Abbildung zeigt.

Durchführung einer Mitarbeiterbefragung: Typischer Ablauf

Die einzelnen Phasen sind:

  1. Analyse und Entscheidung
    Hier geht es darum, den benötigten Informationsbedarf und die Nutzer der Informationen genau herauszuarbeiten. Vielleicht kann man die Informationen auch anders, schneller und günstiger beschaffen? Es gilt zu klären, was genau die Ziele der Befragung sind. Zudem geht es hier um die Frage, wer die Befragung wann und wie durchführt.
  2. Entwicklung des Forschungsdesigns und Fragebogens
    Ist die Entscheidung für eine Mitarbeiterbefragung gefallen und alle Ziele klar definiert, geht es in einer zweiten Phase darum, ein geeignetes Forschungsdesign und einen Fragebogen zu entwickeln. Man muss dafür meist nicht alles neu erfinden, in der Regel haben externe Anbieter fertige Tools, die sie gerne bei vielen Klienten einsetzen – das ist effizient und erlaubt Benchmarks. Oder es gibt bereits geeignete publizierte Instrumente aus der Wissenschaft. Eine projektbezogene Anpassung von Design und Fragebogen wird es aber immer in bestimmtem Umfang geben. Der fertige Fragebogen sollte dann unbedingt noch einem Pretest mit einer kleinen Gruppe an Mitarbeitern unterzogen werden, um eventuelle Schwächen zu identifizieren.
  3. Datenerhebung
    Es folgt die Einladung der Teilnehmer und die Erhebung der Daten. Dabei ist ein rigoroses Monitoring sinnvoll. Brechen viele Teilnehmer an einer bestimmten Stelle ab? Was berichten die ersten Teilnehmer in einer offene Frage für Anmerkungen am Schluss des Fragebogens? Funktionieren Filterfragen, Sprünge und die Quotenstichprobe wie gewünscht?
  4. Datenauswertung
    Hier kann nicht auf die Details einer soliden Auswertung eingegangenen werden. Nur so viel: Wir haben schon gesehen, dass Auswertungen auf Excel von Empfangsdamen während der sonstigen Tätigkeit parallel stattfinden sollten. Praktikanten ohne tiefere Kenntnisse der Statistik rechnen mit Software udn Formeln, die sie nicht verstehen. … Es ist schockierend, wie gute Studien an dieser Stelle oft leichtsinnig zerstört werden.
  5. Dateninterpretation
    Ein Schritt der oft unterschätzt wird. Die wenigsten Menschen können mit Daten umgehen, diese richtig lesen. Man sieht das nahezu täglich in den Medien wie aus richtigen Daten falsche Schlüsse gezogen werden – meist unwidersprochen. Leider ist das oft auch in Unternehmen der Fall.
  6. Kommunikation der Ergebnisse
    Hier geht es darum die Ergebnisse und die daraus zu ziehenden Schlüsse transparent und kompetent zu vermitteln.
    Funktioniert dieser Schritt nicht professionell, dann war die Arbeit davor umsonst. Wissenschaftliche Partner können hier sehr gut unterstützen.
  7. Ableitung von Maßnahmen
    Mitarbeiterbefragungen sind ein Instrument um Informationen zu beschaffen. Diese Informationen benötigen Unternehmen als Grundlage für Entscheidungen. Genau darum geht es in dieser Phase. schade, wenn die Mitarbeiterbefragung und der Ergebnisbericht mit allen Handlungsempfehlungen keine Impulse setzen kann.
  8. Evaluation
    Auch dieser letzte Schritt ist wichtig. haben die Maßnahmen gewirkt? Hat sich irgendetwas in Richtung der Ziele bewegt? Häufig ist die Evaluation wieder eine Mitarbeiterbefragung. Die Befragung im nächsten Jahr kann die Maßnahmen aus der Befragung im Vorjahr evaluieren.

Es folgt ein Abschnitt zur Frage, wie man den Rücklauf bei Mitarbeiterbefragungen erhöht.

Motivation zur Mitarbeiterbefragung: Teilnehmer motivieren

Mitarbeiterbefragungen leben von der Teilnahme der Mitarbeiter, sind mit geringen Teilnehmerzahlen nicht mehr seriös interpretierbar. Es können dann keine systematischen Unterschiede zwischen Personen, die teilnehmen und denen, die nicht teilgenommen haben, ausgeschlossen werden. Was wenn vor allem unzufriedene Mitarbeiter teilgenommen haben oder solche, die dem Unternehmen vertrauen? Rückschlüsse auf die Gesamtheit der Mitarbeiter sind bei geringen Responseraten zunehmend fragwürdig.

Wie steht es also um die Motivation der Mitarbeiter bei Mitarbeiterbefragungen? Mangelnde Teilnahmebereitschaft, Befragungsmüdigkeit, schlechter Rücklauf oder einbrechende Responseraten – es gibt viele Begriffe die ein Phänomen beschreiben. Mitarbeiter nehmen immer seltener an Befragungen teil. Die Ursachen dafür sind vielfältig, haben auch mit Überladung mit Umfragen und einem veränderten Selbstverständnis zu tun.

Dieser Abschnitt richtet den Fokus auf geeignete Maßnahmen. Was kann man tun, um Teilnehmer bei Befragungen zu motivieren? Das zeigt die Abbildung.

Mitarbeiterbefragung: Motivation zur Teilnahme kann den Response erhöhen

Es macht Sinn, die Maßnahmen in drei Gruppen zu sortieren: Maßnahmen vor der Befragung, Maßnahmen während der Befragung und Maßnahmen nach der Befragung. Die folgenden Tabellen zeigen die wesentlichsten davon.

Praxistipps: Rücklauf erhöhen

Der nächste Abschnitt zeigt, welches Team eine Befragung durchführen sollte, damit diese erfolgreich ist.

Mitarbeiterbefragungen mit Betriebsrat? Das Team

Wer sollte bzw. kann beteiligt werden und eingebunden sein im Steuerungsteam einer Mitarbeiterbefragung? Sollte etwa der Betriebsrat oder Personalrat eingebunden sein? An wen sollte man noch denken? Das kann natürlich je nach Projekt sehr verschieden aussehen, dennoch gibt es typische Beteiligte, an die man denken sollte. Die Abbildung zeigt typische Beteiligte in so einem Projektteam.

Mitarbeiterbefragung: Ein gutes Team entscheidet
Führung im entsprechenden Bereich
Mitarbeiterbefragungen gewinnen Informationen als Grundlage für Entscheidungen. Damit es die richtigen Informationen sind, ist eine enge Einbindung der Personen, die diese Entscheidungen treffen unerlässlich. Die Führung des Unternehmens bzw. der Bereiche, in denen die Befragung stattfindet ist daher von Anfang bis Ende ein ganz wesentlicher Teil im Steuerungsteam.

Personalabteilung
In der Regel kommt der Impuls für eine Mitarbeiterbefragung aus der Personalabteilung – oder diese bekommt den Auftrag dafür von der Geschäftsführung. Zudem laufen viele Maßnahmen, die aus Mitarbeiterbefragungen abgeleitet werden, über die Personalabteilung – etwa Programme zur Mitarbeiterbindung oder Personalentwicklung. Eine Mitarbeiterbefragung ohne enge Einbindung der Personalabteilung ist daher nicht sinnvoll.

Vertreter der Unternehmensfunktionen mit Bezug zu den abgefragten Themen
Häufig berühren Mitarbeiterbefragungen bestimmte Themen für die es in Unternehmen Funktionen gibt. Das können Beauftragte für Compliance, Gleichstellung, Arbeitssicherheit oder Marketing und Vertrieb sein.

Mitarbeitervertreter
Mitarbeiterbefragungen hängen an der Teilnahmebereitschaft der Mitarbeiter. Eine Unterstützung der Mitarbeitervertreter (z.B. Betriebsrat oder Personalrat) kann daher erheblichen Rückenwind geben. Idealerweise laden die Vertreter gemeinsam mit der Geschäftsführung die Teilnehmer ein – etwa in einem gemeinsamen Anschreiben.

Datenschutzbeauftragte(r)
Das Thema Datenschutz bekommt auch wegen rechtlicher Initiativen (z.B. DSGVO) eine immer stärkere Bedeutung. Früher ging es vor allem darum, dass Mitarbeiter von der Anonymität einer Mitarbeiterbefragung überzeugt sind, an der Umfrage teilnehmen und ehrlich antworten. Heute lauener zusätzlich erhebliche rechtliche Risiken. Eine Mitarbeiterbefragung ohne Datenschutzbeauftragte(n) ist daher leichtsinnig.

IT-Abteilung
Mitarbeiterbefragungen finden meist online statt. Insbesondere wenn diese inhouse programmiert und erstellt werden, sollte die IT-Abteilung Partner sein. Auch sonst sollte man sie einbinden, damit beim Versand der Einladungsmails, dem Öffnen und Bearbeiten der Fragebögen alles rund läuft.

Externe Partner
Bei Mitarbeiterbefragungen sind häufig externe Partner dabei. Sie können mit wissenschaftlicher Kompetenz die Seriosität der Fragebögen sicherstellen, mit IT-Kompetenz die Erstellung und Durchführung der Befragung ermöglichen, mit ihrem guten Ruf (etwa als Universität) die Mitarbeiter zur Teilnahme überzeugen, mit Methodenkompetenz die Auswertung professionell gewährleisten, die Ergebnisse fachkundig interpretieren und präsentieren oder als Change-Management Spezialisten, Trainer und Coaches bei der Umsetzung von Maßnahmen nach der Befragung eine Rolle spielen.

Natürlich ist nicht bei jeder Mitarbeiterbefragung jeder dieser Player mit im Team – bei den meisten Befragungen sollte man aber die meisten dieser Player an Bord haben, damit der Ablauf erfolgreich ist.

Der nächste Abschnitt zeigt typische Inhalte von Mitarbeiterbefragungen.

Inhalte einer Mitarbeiterbefragung

Was sind typische Inhalte einer Mitarbeiterbefragung, was sollte abgefragt werden? Die Abbildung zeigt typische Inhalte.

Mitarbeiterbefragung: Inhalte und Themen
Typische Inhalte und Themen von Mitarbeiterbefragungen

Eine Mitarbeiterbefragung ist meist breit angelegt, um mehrere wichtige Aspekte der Arbeitswelt zu betrachten. Dazu zählen …

  • die Führungskraft (z.B. Führungsverhalten),
  • das Team, in dem Mitarbeiter arbeiten (z.B. Teamklima, Konfliktniveau, Zusammenarbeit),
  • die konkreten Arbeitsaufgaben (z.B. Gestaltung),
  • Arbeitsbedingungen (z.B. Verwaltung, Ressourcen, Störungen),
  • das Unternehmen (der Bereich), in dem die Mitarbeiter arbeiten (z.B. Unternehmenskultur),
  • wichtige Einstellungen bei den Mitarbeitern (etwa Motivation, Zufriedenheit, Werte und Bindung an das Unternehmen).

Die wissenschaftliche Forschung hat sich all dieser Bereiche angenommen und kann umfassende Erkenntnisse liefert, was die entscheidenden Aspekte in jedem Bereich sind.

Besonders interessant ist es, wenn die obigen Punkte mit dem letzten Punkt, den Einstellungen der Mitarbeiter, in Beziehung zu setzen. Man kann dann beispielsweise sehen, welche Führungsverhaltensweisen mit Mitarbeitermotivation zusammenhängen oder welche Aspekte bei Teams, mit Mitarbeiterzufriedenheit zusammen hängen.

Natürlich gibt es auch Befragungen, die nicht alles abtasten, sondern sich fokussiert auf einen Bereich reichten, etwa die Führungskraft und ihr Führungsverhalten oder die Mitarbeiter und deren psychische Belastungssituation.

Als nächstes ein Abschnitt zum Aufbau des Fragebogens bei einer Mitarbeiterbefragung.

Mitarbeiterbefragung: Fragebogen

Der Fragebogen für eine Mitarbeiterbefragung folgt einem klaren Aufbau.

  1. Einleitung und Beschreibung der Zielsetzung der Befragung.
    Dieser Teil hat die Aufgabe zur Teilnahme zu motivieren und Vertrauen herzustellen. Dieser Teil nennt die Absender der Befragung, stellt den Nutzen für die Teilnehmer dar, stellt die durchführende Institution vor und behandelt das Thema Anonymität.
  2. Anleitung zum Ausfüllen (Instruktion).
    Der Teil stellt sicher, dass die Teilnehmer wissen, wie sie sich verhalten sollen und die Fragen richtig beantworten. Dabei sollte knapp und klar dargestellt sein, wie der Bogen aufgebaut ist und die Fragen beantwortet werden sollten.
    Am besten mit einem Beispiel.
  3. Thematisch gegliederter Hauptteil.
    Dieser Teil ist das eigentliche Herz des Fragebogens, der allerdings ohne die anderen Punkte nicht funktioniert – ähnlich wie für einen lebenden Körper mehrere Organe außer dem Herzen notwendig sind. Hierfür ist insbesondere das Kapitel zur Gestaltung von Fragen bedeutsam.
  4. Fragen zur Person (soziodemografische Angaben).
    Diese Fragen – etwa in welcher Abteilung jemand arbeitet, welches Geschlecht er hat usw. – sind meist sensibler und sollten daher nicht gleich zu Beginn gestellt werden, da sie sonst Befragte abschrecken können.
  5. Am Ende Platz für Anmerkungen und Dank für die Teilnahme.
    Ein offenes Textfeld hat sich hier bewährt, da einige Teilnehmer noch eine Anmerkung loswerden wollen oder ihnen ein Fehler aufgefallen ist.
    Mitunter besteht hier auch die Option Daten für die Teilnahme an einem Gewinnspiel anzugeben oder sich für weitere Befragungen als Interessent zu registrieren.

Im folgenden Abschnitt ein paar zentrale Tipps zur Formulierung von Fragen.

Tipps und Regeln für Fragen bei Mitarbeiterbefragungen

Fragebögen gibt es seit über einhundert Jahren. Dabei haben sich einige Regeln zur Formulierung von Fragen bewährt. Hier die wichtigsten im kompakten Überblick.

  • Fragen sollten Aspekte beinhalten, die den Befragten tatsächlich bewusst zugänglich sind. Fragen wie „Wie viele Minuten telefonieren Sie ca. in der Woche an Ihrem Arbeitsplatz?“ können die emisten Mitarbeiter nicht beantworten.
  • Gute Fragen verwenden eindeutige und bekannte Begriffe. Fremdwörter sollte man vermeiden oder wenn nicht anders möglich, definieren. Doppelte Verneinungen sind zu meiden, da Sie das Verständnis erschweren und zu fehlerhaften Antworten führen. 
  • Unterstellungen, indirekte und suggestive Fragen sind zu vermeiden. „Den meisten Mitarbeitern ist ihre Enztwicklung sehr wichitg. Wie zufrieden sind Sie mit den akteullen Angeboten zur Weiterbildung?“
  • Fragen sollten keine versteckten Hinweise, Wertungen oder Interpretationen beinhalten. Wertbesetzte Begriffe wie „Gerechtigkeit“ oder „Freiheit“ können Antwortreaktionen verändern.
  • Wörter wie „alle“, „immer“, „irgendjemand“, „niemals“, usw. sind zu allgemein und zu vermeiden.
  • Fragen sollten einen eindeutigen zeitlichen Bezug haben; Also nicht: „Haben Sie mit Ihren Mitarbeitern bereits über deren Karriere gesprochen?“, sondern „Haben Sie die die letzten zwei Wochen mit Mitarbeitern über deren Karriere gesprochen?“.
  • Fragen sollten kurz und verständlich sein. „Schwierige Fragen“ können die Item-Nonresponse erhöhen, d.h. sie werden seltener beantwortet.
  • Vor allem sollte immer nur eine Dimension abgefragt werden. Eine Formulierung wie „Ich bin mit den Speisen und dem Service in der Kantine zufrieden.“ findet sich nicht selten in Fragebögen. Sie bezieht sich aber auf zwei verschiedene Dimensionen: Die Zufriedenheit mit dem Essen und die Zufriedenheit mit dem Service. Die Antworten sind daher nicht mehr interpretierbar und sollten von vornherein immer in zwei getrennten Fragen gestellt werden.

Der folgende Abschnitt geht auf Datenschutz bei Mitarbeiterbefragungen ein.

Mitarbeiterbefragungen: Datenschutz und DSGVO

„Den“ Datenschutz gibt es nicht. Vielmehr sollten eine Reihe von Techniken und Regelungen richtig ineinander greifen, um einen Missbrauch der erhobenen Daten auszuschließen.

Bei Mitarbeiterbefragungen stehen zwei Aspekte im Vordergrund: Erstens müssen die Daten jederzeit vor dem Zugriff Unberechtigter und Dritter geschützt sein. Zweitens muss sich jeder Mitarbeiter darauf verlassen können, dass ehrliche Antworten nicht gegen sie/ihn persönlich verwendet werden.

In allgemein gehaltenen Screening-Befragungen kann man technisch und inhaltlich sicherstellen, dass jeder einzelne Fragebogen anonym ist. Dies erfordert zum einen technische Maßnahmen, zum anderen dürfen im Fragebogen keinerlei Angaben erhoben werden, die eine indirekte Identifikation des Teilnehmer erlauben.

In einer stärker fokussierten Mitarbeiterbefragung lässt sich eine indirekte Identifizierbarkeit einzelner Fragebögen (z.B. Anhand von Abteilung und Aufgabenbereich) mitunter nicht vermeiden. In diesem Fall sollte die Auswertung durch einen externen Forscher erfolgen. Dieser aggregiert die individuellen Antworten zunächst zu Ergebnissen (z.B. pro Abteilung und pro Aufgabenbereich) und stellt dem Unternehmen dann „nur“ die Ergebnisse über Gruppen von Mitarbeitern bereit, die keinen Rückschluss mehr auf einzelne Mitarbeiter erlauben.

Im nächsten Abschnitt zu zentralen Dos and Don‘ts bei Mitarbeiterbefragungen.

Erfolgsfaktoren bei Mitarbeiterbefragungen: Dos and Don‘ts

In über 15 Jahren Erfahrung mit verschiedensten Mitarbeiterbefragungen haben wir viel gesehen und einige zentrale Erfolgsfaktoren ermittelt.

Dos. Damit eine Mitarbeiterbefragung wirklich funktioniert, sind bei der praktischen Umsetzung folgende Punkte entscheidend:

Motivation der Teilnehmer
Nur wenn die Mitarbeiter einen Vorteil an der Teilnahme erkennen und keine Ängste in Bezug auf Anonymität, Absichten des Unternehmens und Datenschutz bestehen, nehmen sie teil und geben ehrliche Antworten. Ein externer, wissenschaftlich geprägter Partner mit entsprechender Reputation ist hierbei oftmals sehr hilfreich.

Klare Definition der Ziele und sinnvolle Inhalte
Wenn von Anfang an klar die Ziele und Inhalte definiert sind, kann man die Ergebnisse der Mitarbeiterbefragung direkt verwenden und als Entscheidungsgrundlage einsetzen.
Gutes Timing der Befragung
Befragungen kurz nach besonderen Ereignissen (positive wie auch negative) sind schwer interpretierbar und verzerrt durch den Augenblick. Das sollte man vermeiden, außer man möchte speziell die Auswirkung so eines Ereignisses erfassen. Ebenso sollten Befragungen stattfinden, wenn die meisten Mitarbeiter vor Ort sind und Zeit dafür haben. Urlaubszeiten sind daher beispielsweise ungeeignet.
Systematische Auswertung und solide Interpretation der Daten
Reine Ergebnisse nutzen meist wenig. Entscheidend ist im ersten Schritt die wissenschaftlich fundierte Einordnung und Interpretation und im zweiten Schritt die Übersetzung in Maßnahmen.

Don’ts. Was sind die größten Fehler bei Mitarbeiterbefragungen?

Befragung als Selbstzweck
Jeder Mitarbeiter, der sich die Zeit zum Ausfüllen eines Fragebogens nimmt will wissen: Was passiert mit den Ergebnissen? Passiert aus Sicht des Mitarbeiters gar nichts, ist das tödlich für die Motivation, nochmal an einer Mitarbeiterbefragung teilzunehmen. Ursachen sind häufig (a) geringe Priorität und schlechte Planung, (b) unzureichende Kommunikation der Ergebnisse und Maßnahmen und (c) die Verwendung von „Fertigfragebögen“, die weder auf die Ziele der Mitarbeiterbefragung abgestimmt sind, noch die wesentlichen Aspekte aus der Forschung berücksichtigen.

praxisferne Fragebögen
Wissenschaftliche Fragebögen sind hervorragend zur Beantwortung theoretischer wissenschaftlicher Fragestellungen geeignet – aber sie wurden eben nicht für die Praxis entwickelt. Das wirft zwei Probleme auf: Zum einen werden die Teilnehmer mit zahllosen detaillierten Fragen „gelöchert“, die sich sehr ähnlich immer wieder wiederholen und mitunter exotische Themen abdecken. Zum anderen fehlen die wirklich wichtigen Punkte, sodass Fragen offen bleiben oder Wichtiges übersehen wird.

mangelnde Einbindung der Mitarbeiter
Eine Mitarbeiterbefragung liefert nur dann belastbare Ergebnisse, wenn möglichst alle Mitarbeiter (bzw. alle Mitarbeiter der betrachteten Abteilungen/Arbeitsbereiche) teilnehmen und den Fragebogen wahrheitsgemäß ausfüllen. Mangelt es an der Motivation, sind die Ursachen dafür häufig: Mangelnde Kommunikation des Zweckes der Befragung und welchen Nutzen die Mitarbeiter davon haben, ungute Seriositätswahrnehmung des eingesetzten Fragebogens oder der mit der Befragung beauftragten Institution und fehlendes Vertrauen in Anonymität und Datenschutz.

unzureichende Einbindung der Stakeholder
Wichtige Gruppen wie Betriebsrat, Personalrat und Datenschutzbeauftragte werden nicht oder zu spät eingebunden. Das Projekt wird dadurch ggf. verzögert, in der Akzeptanz untergraben oder sogar ganz gestoppt.

fehlerhafte Interpretation der Ergebnisse
Oftmals gibt es Fehler bei der Auswertung der erhobenen Daten oder deren Interpretation: Entweder fehlt die methodische Qualifikation, Daten zu Ergebnissen zu verdichten (z.B. bei der internen Analyse komplexer Befragungen) oder es mangelt an Kommunikation zwischen Unternehmen und Forscher, sodass der Forscher die Ergebnisse nicht im Kontext des individuellen Unternehmens interpretiert.

Verzerrung und Verheimlichung der Ergebnisse
Zu den schlimmsten Fehlern gehört sicher Ergebnisse zu verheimlichen, etwa, durch Weglassen bestimmter Themen aus dem Ergebnisbericht. Das wird jemandem auffallen, Mitarbeiter erinnern sich an den Fragebogen und sind neugierig auf die Ergebnisse. Geschönte Berichte und frisierte Ergebnisse fallen einzelnen Mitarbeitern auf  – udn diese erzählen es weiter. Es entsteht eine ungute Dynamik an deren Ende man meist die Ergebnisse dennoch zeigen muss.

Mangelndes Handeln auf Basis der Ergebnisse
Die Ergebnisse sind da, die Mitarbeiter haben sich eingebracht, die Missstände sind benannt. Und was passiert? Nichts. Oder zu spät. Oder die Mitarbeiter nehmen es nicht wahr oder bewerten es als halbherzig. Das hört sich verrückt an, ist aber oft der Fall. Meist wäre es dann besser man hätte gar keine Mitarbeiterbefragung gemacht. Unzufriedenheit und Demotivation sind die Folge, bei weiteren Befragungen bricht die Teilnahmebereitschaft ein.

Zum Schluss Kontaktinformationen für Beratung und Begleitung bei Mitarbeiterbefragungen.

Mitarbeiterbefragung: Ansprechpartner

Die Wirtschaftspsychologische Gesellschaft führt seit über 15 Jahren Mitarbeiterbefragungen durch.

Gerne kontaktieren Sie uns für weitere Informationen zu unseren Leistungen rund um Mitarbeiterbefragungen.
Ihr Ansprechpartner zu Mitarbeiterbefragung:

Prof. Dr. Florian Becker

Email: florian.becker@wpgs.de

Anschrift:
Wirtschaftspsychologische Gesellschaft
Arndtstraße 4, 80469 München

Tel.: +49 (89) 4523 8737

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